👤 Para quem estrutura ou revisa processos e cadastros
🔐 Disponível para todos os planos
🎯 Para quem quer separar demandas em andamento de informações reutilizáveis
A cada novo pedido de compra, alguém precisa conferir o contato do fornecedor outra vez. Enquanto isso, a equipe também precisa saber quem analisa a solicitação e o que falta para aprovar o pedido. Parte dessas informações acompanha a compra; outra parte será útil nas próximas solicitações.
Ao terminar a leitura, você vai saber escolher onde organizar cada informação, distinguir cadastro de trabalho em andamento e reconhecer quando combinar as duas estruturas. O ponto de partida é o papel do dado na rotina, antes de pensar em campos ou formulários.
📖 O que você vai entender aqui:
Comece pelo papel da informação no processo
Pergunte o que cada item representa. É uma solicitação que precisa chegar a um resultado ou uma referência que a equipe consulta para executar outras atividades?
No Pipe, você organiza o processo. Cada card representa uma ocorrência de trabalho, como um pedido de compra, e reúne as informações necessárias para acompanhar seu andamento pelas fases.
No Database, você organiza informações estruturadas em registros, como a identificação e o contato de fornecedores. Esses dados podem servir de referência para diferentes solicitações.
| Critério | Pipe | Database |
|---|---|---|
| O que cada item representa | Uma demanda ou execução do processo | Um cadastro de referência |
| O que a equipe precisa fazer | Conduzir etapas até um resultado | Consultar e manter informações |
| Exemplo em compras | Analisar e aprovar um pedido | Consultar o contato do fornecedor |
O nome da lista não decide a estrutura. “Fornecedores” pode ser uma base de contatos ou uma rotina de homologação. Antes de escolher, descreva o que a equipe precisa fazer com cada item.
- Para aprofundar essa relação, consulte como criar e usar Databases no Pipefy.
Se os conceitos de pipe, fase e card ainda são novos para você, o curso Fundamentos do Pipefy ajuda a construir essa base antes da configuração.
Escolha Pipe quando houver trabalho a conduzir
Se o item passa por análise, depende de uma decisão e precisa chegar a uma conclusão, organize esse trabalho em um Pipe. Assim, a equipe consegue acompanhar em que etapa está cada demanda e qual ação precisa acontecer em seguida.
Imagine uma rotina de homologação de fornecedores. A equipe recebe documentos, verifica as informações, solicita ajustes quando necessário e decide se o fornecedor atende aos critérios da empresa. O que está em andamento é a solicitação de homologação.
Nesse exemplo, um card pode representar cada solicitação. Os dados coletados e as decisões pertencem àquela análise, mesmo quando o fornecedor já aparece em outros processos.
O critério também vale para um chamado de TI: identificar a pessoa solicitante é uma parte da informação; investigar e resolver o chamado é o trabalho que precisa avançar.
- Saiba mais: entenda o que é um card e como ele reúne as informações de uma demanda.
Escolha Database para referências reutilizáveis
Considere um Database quando a informação precisar continuar disponível para consulta além de uma solicitação específica. A identificação e o contato de um fornecedor, por exemplo, podem ser úteis em várias compras.
Nesse caso, o registro representa o fornecedor. Já a quantidade comprada, o valor negociado e a aprovação pertencem ao pedido em que foram definidos. Guardar essa distinção ajuda a separar o cadastro compartilhado das condições de cada negociação.
Uma referência estável pode mudar. Atualizar o telefone de um fornecedor é manutenção do cadastro. Receber documentos e decidir uma homologação é trabalho de processo.
O mesmo raciocínio se aplica a colaboradores e chamados de TI: a identificação da pessoa pode ser uma referência consultada em vários atendimentos, enquanto cada chamado mantém seu próprio andamento.
Se a empresa já mantém o cadastro oficial em outro sistema, defina qual informação precisa estar disponível no Pipefy e quem será responsável por sua manutenção. Essa decisão vem antes de criar uma nova base.
Depois de escolher os dados de referência, consulte como preparar a importação para o Database do Pipefy para planejar a etapa seguinte.
Combine as estruturas quando o processo precisar do cadastro
Uma rotina pode precisar das duas estruturas. Imagine um fornecedor que participa de duas compras: uma de materiais para o escritório e outra de equipamentos para uma nova unidade.
O cadastro do fornecedor pode ser a referência comum. Cada compra, porém, precisa manter seu próprio valor, suas decisões e seu andamento. No Pipefy, uma conexão permite associar o card ao registro do Database.
Antes de configurar essa relação, escolha o que cada informação deve representar:
- Referência atual: o contato do fornecedor que a equipe consulta para novas compras.
- Informação da solicitação: a quantidade e o valor negociados naquele pedido.
- Informação histórica necessária: uma condição que a empresa precisa preservar como estava na data da compra.
Conectar um registro a um card não define, por si só, regras de cópia, atualização ou preservação de histórico. Se o processo depende desses comportamentos, estabeleça o requisito e confira a configuração adequada antes de operar.
Isso também vale para homologação. Concluir a análise e atualizar o cadastro são ações distintas no desenho do processo. Defina como a decisão será aplicada e quem terá essa responsabilidade.
- Saiba mais: confira as possibilidades de conexão entre Pipes e Databases.
Revise a escolha antes de construir a estrutura
Escolha uma rotina real e liste suas informações. Para cada uma, registre o destino e uma justificativa curta. No exemplo de compras, o contato do fornecedor serve de referência; o valor negociado acompanha o pedido; a aprovação faz parte do trabalho a concluir.
Complete a revisão com estas perguntas:
- Qual demanda precisa avançar até um resultado?
- Qual referência será consultada em outras solicitações?
- Quem mantém o cadastro e qual é a fonte oficial?
- Quem precisa consultar os dados e quem pode alterar essas informações?
- Qual informação precisa ser preservada como estava no momento da solicitação?
Com essa separação definida, você pode aprofundar o planejamento e a modelagem na Certificação de Implementação de Processos, da Pipefy Academy.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ O card representa uma ocorrência de trabalho; o registro do Database pode ser uma referência reutilizável.
☐ Uma homologação e um cadastro de fornecedor têm papéis diferentes.
☐ O valor de uma compra pertence àquela solicitação, mesmo que o fornecedor seja compartilhado.
☐ Você consegue indicar onde cada informação ficará e quem será responsável por sua manutenção.
Pronto para preparar sua base de referência? → Continue em Como importar dados para o Database do Pipefy.
