👤 Para times que centralizam pedido, cotação, análise de crédito e faturamento de clientes
🔐 Disponível para planos com Automações e IA generativa habilitadas
🎯 Para quem acabou de clonar o processo de Gestão de Pedidos de Clientes e precisa deixá-lo pronto para operar
Hoje o pedido do cliente chega por telefone, e-mail ou WhatsApp, a cotação é montada na mão numa planilha, a análise de crédito depende de abrir o Serasa numa aba separada, e ninguém segue um checklist único antes de aprovar a PO e emitir a fatura.
Ao terminar este artigo, sua esteira vai estar capturando o pedido, gerando a cotação, simulando a análise de crédito, checando tudo com apoio de IA antes da aprovação da PO, e levando até a fatura e o pagamento, sem planilha paralela.
📖 O que você vai entender aqui:
O que você tem nas mãos agora
O pipe Gestão de Pedidos tem onze fases: Captura RFQ/Pedido, Elaboração da Cotação, Recebimento do Pedido, Checklist de Verificação de Crédito, Validação e Confirmação do Pedido, Aprovação PO, Separação do Produto, Geração de Fatura, Aguardando Pagamento, Completo e Perdido. O formulário inicial já traz um conector para a base auxiliar de Produtos, de onde a geração de cotação busca preço e descrição de cada item solicitado.
Você não precisa montar cotação, checklist ou simulação de crédito do zero: o processo já chega com cinco automações de IA fazendo esse trabalho. O que você precisa fazer é conferir cada uma antes de expor o processo a um cliente real, porque duas delas, como você vai ver na próxima seção, saem do clone deliberadamente simuladas.
O campo Canal de Entrada já vem com onze opções (E-mail, Portal de Clientes, WhatsApp, CRM, API/Integração e outras). Ajuste essa lista para os canais reais pelos quais o seu time recebe pedido, isso também alimenta qualquer relatório futuro de origem de demanda.
Configure para o seu processo
Captura RFQ / Pedido
O formulário inicial recolhe dados da conta (Cliente, CNPJ, Contato, E-mail, Endereço) e da oportunidade (Produtos/Serviço via conector, Descrição, Data de Entrega do Pedido, Canal de Entrada, Anexo). Ao criar o card, um agente de triagem já lê a descrição e a data de entrega e preenche Vendedor, Prioridade e Data de Entrega (SLA padrão de uma semana).
A instrução desse agente vem com uma regra de roteamento fixa por nome: pedidos de produto vão para uma pessoa e pedidos de serviço vão para outra, ambas citadas pelo nome na instrução. Troque essa regra por critério do seu time (categoria, região, carteira de conta) antes do go live, ou todo pedido vai continuar caindo para essas duas pessoas específicas.
Elaboração da Cotação
Ao entrar nesta fase, a automação de IA gera automaticamente o texto da cotação, buscando preço e descrição na base de Produtos conectada, e formata como e-mail de resposta ao cliente.
Ponto crítico antes de operar com cliente real: a instrução desta automação hoje diz explicitamente para gerar uma cotação fictícia e para nunca informar no texto que um preço foi estimado, tratando a saída como cotação oficial mesmo quando o item não é encontrado na base de produtos. Revise essa instrução e troque por uma regra que sinalize claramente quando o preço não vier confirmado da base, antes de enviar qualquer cotação gerada por IA a um cliente real.
Recebimento do Pedido
O cliente confirma o pedido de compra (PO) e o time faz o upload do documento. Um checkbox de confirmação de envio dispara a automação que move o card para o checklist de crédito.
Check List - Verificação de Crédito
Aqui uma automação de IA simula uma consulta de crédito e preenche Score Serasa, Resumo e Resultado Serasa.
Segundo ponto crítico: essa "simulação Serasa" não consulta nenhum bureau de crédito real, ela é um texto gerado por IA a partir de um exemplo de relatório, com um score inventado dentro da instrução. Antes de decidir crédito de cliente real com base nesse campo, substitua essa automação por uma integração real com o bureau que a sua empresa usa (via peça HTTP ou conector nativo). Até lá, trate o resultado como rascunho de formato, nunca como fonte de decisão financeira.
- Saiba mais sobre como conectar um serviço externo a este ponto do fluxo: A peça HTTP: integre qualquer API ao seu flow
Validação e Confirmação do Pedido
O responsável pela validação confirma a disponibilidade de estoque (Disponível, Parcialmente disponível, Indisponível), a condição de pagamento (Boleto, Cartão de crédito, Transferência bancária, 30 dias líquidos, PIX) e registra observações e anexos antes de mover o card para aprovação.
Aprovação PO
Ao entrar aqui, a IA já revisa quatro checklists (Verificação de Dados, Validação Financeira, Conformidade e Documentação, Validação de Estoque/Produção) e preenche se cada item está OK ou pendente, além de registrar o Número da PO do Cliente e se a cotação foi aprovada. A IA organiza a checagem, mas a aprovação final e a responsabilidade pela PO continuam sendo de quem está no card. Revise qualquer item marcado como pendente antes de avançar; anexe a cotação assinada só depois disso.
Separação do Produto, Geração de Fatura, Aguardando Pagamento
Fases operacionais de cumprimento: separar o pedido, gerar e anexar a fatura com número e data de vencimento, e confirmar quando o pagamento é concluído.
Completo e Perdido
Destinos finais. Perdido registra pedidos que não avançaram (cotação não aprovada, crédito reprovado, estoque indisponível sem alternativa), o que é útil para depois medir taxa de conversão do funil de pedidos.
As automações de IA que já vêm ligadas
O processo chega com 13 automações ativas. As de IA, por fase:
- Captura RFQ/Pedido: agente de triagem define Vendedor, Prioridade e Data de Entrega ao criar o card.
- Elaboração da Cotação: gera o texto da cotação a partir da base de Produtos (revisar conforme o alerta acima).
- Checklist de Verificação de Crédito: simula o resultado de crédito (revisar conforme o alerta acima).
- Aprovação PO: preenche os quatro checklists de aprovação e o número da PO.
As demais automações movem o card entre fases (Triagem para Cotação, Cotação para Recebimento, Pedido Recebido para Verificação de Crédito, Crédito para Validação) e distribuem responsáveis (vendedor na captura, responsável pela validação).
Do pedido à fatura, a IA prepara cotação, checklist e um rascunho de análise de crédito; a decisão de aprovar a PO, confirmar o crédito real e faturar continua sempre com o time.
Coloque para rodar
Antes de liberar a esteira para o time:
- Crie um pedido de teste com um produto cadastrado na base de Produtos e confirme que o agente de triagem preenche Vendedor e Prioridade.
- Avance para Elaboração da Cotação e confira se o texto gerado busca o preço certo na base, sem mencionar estimativa quando o produto não existir.
- Simule o recebimento do pedido e avance até o checklist de crédito; confirme, por ora, que o campo está claramente marcado como simulação até a integração real entrar.
- Avance até Aprovação PO e confira se os quatro checklists vêm preenchidos e se algum item ficou pendente.
- Complete o ciclo até Geração de Fatura e Aguardando Pagamento.
Membros, acesso e higiene do clone
Este processo lida com CNPJ, condição de pagamento e resultado de crédito de clientes reais. Restrinja o pipe ao time de CS e Suporte, vendas e financeiro antes do go live, e não deixe o pipe aberto para toda a empresa.
- Saiba mais sobre como configurar isso: Papéis e acessos no Pipefy: quem pode ver e fazer o que
Antes de avançar, confirme que você entende:
- As onze fases do processo, da captura do pedido ao pagamento
- Que a geração de cotação e a simulação de crédito precisam de revisão antes de operar com cliente real
- Onde a IA preenche os quatro checklists de Aprovação PO, e que a decisão final é sempre humana
- Que a regra de roteamento por nome na triagem precisa ser trocada por um critério do seu time
- Que a privacidade do pipe foi restringida antes do go live
