👤 Para times de Compras que centralizam requisição, cotação, negociação e emissão de pedido de compra
🔐 Disponível para planos com Automações, AI Agents e conectores entre pipes habilitados
🎯 Para quem acabou de clonar o processo de Gestão de Pedidos de Compras e precisa deixá-lo pronto para operar
Hoje a requisição de compra nasce numa planilha ou num print de WhatsApp, a cotação anda solta em e-mails com três ou quatro fornecedores diferentes, e ao final ninguém sabe dizer com segurança qual proposta venceu, quanto foi negociado, ou se aquele fornecedor já passou por homologação.
Ao terminar este artigo, sua esteira vai estar recebendo a requisição, encaminhando para aprovação, cotando com fornecedores homologados, comparando propostas com apoio de IA e emitindo o pedido de compra de ponta a ponta, sem planilha paralela.
📖 O que você vai entender aqui:
O que você tem nas mãos agora
Você não precisa montar esse formulário nem essas automações do zero: o processo já chega modelado, com fórmulas, agentes de IA e conexões entre pipes configurados. O trabalho aqui é ajustar aos seus centros de custo, categorias e fornecedores, e revisar o que está ligado antes do go live.
O pipe principal, Processo de Compras, tem dez fases: Caixa de Entrada, Aprovação da Solicitação, Ajustes da RC, Cotação, Compliance Check, Negociação, Escolha do Fornecedor, Documento de Compra, Concluído e Cancelado/Arquivado. Ele já nasce ligado a outros pipes e bases:
- Cotações: pipe conectado onde cada fornecedor responde à solicitação de cotação (RFQ). Um card conectado nasce aqui a cada cotação enviada.
- Recebimento de Mercadorias: nasce automaticamente quando o pedido é concluído, para o acompanhamento da entrega.
- SRM: Homologação de Fornecedores: recebe o card quando você marca que precisa cadastrar um novo fornecedor durante a cotação.
- Catálogo de Itens/Serviços, Central de Fornecedores, Centro de Custo e Colaboradores: bases auxiliares que alimentam os campos de conexão do formulário inicial e da fase de Cotação.
Se o seu processo também recebe requisição de reposição automática de estoque, note que ele já pode chegar conectado a um pipe de Gestão de Pedidos (O2C): confira essa relação antes de desfazer qualquer conexão existente.
Configure para o seu processo
Caixa de Entrada
O formulário inicial pede Solicitante, Centro de Custo e Itens Solicitados, todos campos de conexão com as bases auxiliares, além de Categoria (ajuste as opções para as categorias reais da sua empresa) e Prazo Ideal. Ao criar o card, uma automação já soma automaticamente o valor dos itens solicitados, e o agente Request Summary AI monta um resumo executivo da requisição em HTML e Markdown, reunindo solicitante, itens, quantidades, último preço praticado e valor total, para o aprovador decidir sem abrir cada campo separadamente.
Se o valor total não aparecer no resumo, confira se a automação de soma dos itens rodou na criação do card antes de o agente ser disparado.
Aprovação da Solicitação
O aprovador responde a "A solicitação foi aprovada?" com três caminhos possíveis: Sim move o card para Cotação, Não move para Cancelado/Arquivado, e São Necessárias Mais Informações move para Ajustes da RC. Ajuste a lista de aprovadores no campo Aprovador(a), que é atualizado automaticamente ao entrar na fase.
Ajustes da RC
Esta fase tem um prazo automático: ao entrar aqui, uma regra de SLA aplica um Prazo Limite de Retorno de quatro horas, e o e-mail de solicitação de ajuste sai automaticamente para o solicitante. Se o solicitante não responder dentro do prazo, o card é movido sozinho para Cancelado/Arquivado. Revise se quatro horas é um prazo realista para o seu processo antes do go live; se não for, ajuste a regra de SLA em vez de deixar cards vencendo sem querer.
Cotação
Aqui você decide, para cada requisição, se cadastra um novo fornecedor (o que cria um card no pipe SRM: Homologação de Fornecedores) ou usa um fornecedor já homologado, via conector. Preencha o Prazo de Validade da Proposta: a RFQ é gerada automaticamente em PDF alguns segundos depois, e o botão Solicitar Cotação dispara o e-mail para os fornecedores selecionados. As respostas aparecem no campo Cotações Recebidas, alimentado pelo pipe conectado; ao vencer o prazo de validade, o card avança sozinho para Compliance Check, com ou sem todas as respostas.
Sem fornecedor homologado ou recém cadastrado selecionado, o botão Solicitar Cotação não tem para quem disparar o e-mail.
Compliance Check
O agente Compliance Check AI compara a requisição original com as cotações recebidas, item a item, quantidade e unidade de medida, e classifica a aderência entre idêntico, similar ou divergente, gravando o parecer em campos ocultos de HTML e Markdown. Use esse parecer como primeira leitura antes de entrar em Negociação, não como decisão automática: o agente aponta risco, quem decide continua sendo o comprador.
Negociação
Quando o pipe conectado de Cotações sinaliza que a negociação com um fornecedor foi concluída, o card pai aqui é movimentado automaticamente para Escolha do Fornecedor. Você também pode marcar Negociação Finalizada manualmente quando o fluxo de negociação não passar pelo pipe conectado.
Escolha do Fornecedor
Selecione qual critério decide a proposta vencedora, Melhor Preço ou Melhor Prazo de Entrega, e marque para visualizar a tabela de comparação. O agente Strategic Sourcing AI cruza compliance, aderência técnica, política de compras e resultado da negociação para montar o Mapa Comparativo, mas a escolha do fornecedor final continua sendo sua. Depois de decidir, registre a Cotação Escolhida, a Data Estimada de Entrega e o Preço Final Negociado: o Saving da negociação é calculado automaticamente pela diferença entre o valor da cotação escolhida e o preço final.
O mapa comparativo leva cerca de dois minutos para ser gerado depois que você marca para visualizá-lo. Não é falha se o campo aparecer vazio nos primeiros segundos.
Documento de Compra
Escolha entre gerar uma Ordem de Compra ou um Arquivo de Acordo, e anexe o documento correspondente, Ordem de Compra/PO ou Arquivo do Acordo. É o registro formal que autoriza o fornecedor a entregar.
Concluído e Cancelado/Arquivado
Ao entrar em Concluído, a automação cria automaticamente um card conectado no pipe de Recebimento de Mercadorias, para o time acompanhar a entrega e a conferência da nota fiscal sem reabrir este processo. Cancelado/Arquivado recebe tanto as reprovações quanto os cards vencidos por SLA em Ajustes da RC.
- Saiba mais sobre como estruturar automações entre pipes conectados: Como criar automações entre pipes diferentes
As automações e agentes de IA que já vêm ligados
O Processo de Compras chega com 17 automações ativas. As principais, por função:
- Entrada e cálculo: soma automática dos itens solicitados na criação do card; atualização do Aprovador(a) ao entrar em Aprovação da Solicitação.
- Roteamento por decisão: os três caminhos de "A solicitação foi aprovada?" (Cotação, Cancelado/Arquivado, Ajustes da RC).
- SLA: prazo de quatro horas em Ajustes da RC, com arquivamento automático ao vencer.
- Cotação e RFQ: e-mail automático para fornecedores ao solicitar cotação; e-mail de ajuste ao solicitante; avanço automático para Compliance Check ao vencer o prazo de validade da proposta.
- Conexão entre pipes: criação de card em Cotações; movimentação do card pai para Escolha do Fornecedor quando a negociação é concluída no pipe conectado; criação de card em Recebimento de Mercadorias ao concluir.
Três agentes de IA estão ativos: Request Summary AI (Caixa de Entrada), Compliance Check AI (Compliance Check) e Strategic Sourcing AI (Escolha do Fornecedor). Existe também um agente sem título, desativado, dentro do mesmo pipe.
Antes de reativar qualquer agente ou automação manualmente, confirme o nome e a data de desativação. Um agente sem título e desativado ao lado dos três em uso é sinal de versão de teste abandonada, não de uma etapa que falta ligar.
Da requisição à ordem de compra, os agentes preparam o resumo, o comparativo e o parecer de compliance; a aprovação, a escolha do fornecedor e a decisão final continuam sempre com o time de Compras.
De um ciclo manual de semanas, com aprovação decorrente de troca de e-mails e cotação feita fornecedor por fornecedor, para um fluxo que entrega resumo, comparativo e parecer prontos em minutos: esse é o ganho de orquestrar a requisição, a cotação e a negociação num único processo, com rastreabilidade completa em cada etapa.
Coloque para rodar
Antes de liberar a esteira para o time:
- Crie uma requisição de teste com um item de baixo valor e confirme que o valor total soma automaticamente e que o resumo da IA aparece em Caixa de Entrada.
- Aprove a requisição e confirme que ela avança para Cotação.
- Em Cotação, use um fornecedor de teste homologado, preencha o Prazo de Validade da Proposta e confirme que a RFQ é gerada e o e-mail dispara.
- Avance manualmente até Compliance Check e Escolha do Fornecedor, e confirme que os pareceres e o mapa comparativo da IA aparecem preenchidos.
- Conclua o card de teste e confirme que o card conectado nasce no pipe de Recebimento de Mercadorias.
Membros, acesso e higiene do clone
Revise a privacidade do pipe antes do go live: o processo de compras carrega valores negociados, dados de fornecedores e centro de custo, informação que nem todo colaborador da empresa precisa ver. Adicione apenas o time de Compras, aprovadores e, quando fizer sentido, o financeiro.
- Saiba mais sobre como configurar isso: Papéis e acessos no Pipefy: quem pode ver e fazer o que
Antes de avançar, confirme que você entende:
- Como o Processo de Compras se conecta a Cotações, Recebimento de Mercadorias e Homologação de Fornecedores
- Que o Prazo de Validade da Proposta controla tanto o disparo da cotação quanto o avanço automático para Compliance Check
- Que Ajustes da RC tem SLA de quatro horas com arquivamento automático, e onde revisar esse prazo
- Onde estão os três agentes de IA ativos e por que o agente sem título desativado não deve ser reativado sem checar
- Que a privacidade do pipe precisa ser restrita ao time de Compras antes do go live
