👤 Para administradores de pipes e pessoas que revisam a entrada de solicitações
🔐 Formulários disponíveis em todos os planos. Condicionais exigem Business, Enterprise ou Unlimited
🎯 Para quem quer liberar um formulário com critérios claros de preenchimento e recebimento
Um pedido de reembolso chega à equipe, mas ainda é preciso perguntar a que despesa ele se refere ou pedir um comprovante legível. A solicitação foi enviada; o trabalho de análise, porém, depende de reconstruir o contexto em mensagens.
Ao terminar este artigo, você vai saber escolher situações de teste e decidir se o seu formulário está pronto para receber solicitações. Vamos acompanhar um exemplo fictício de reembolso, olhando tanto para quem faz o pedido quanto para quem precisa analisar o pedido.
Aqui, publicar significa liberar o formulário para o público pretendido. O foco é o Formulário Inicial, que cria uma nova solicitação no pipe, incluindo sua versão pública quando esse for o canal escolhido.
📖 O que você vai entender aqui:
Defina o que precisa chegar à equipe
Antes de preencher qualquer campo de teste, pergunte à pessoa que recebe o pedido: o que você precisa saber para começar a trabalhar?
No exemplo de reembolso, imagine que a equipe precisa identificar a despesa, conferir o valor e consultar o comprovante. Esses são dados escolhidos para este cenário. Na sua empresa, a decisão depende das regras do processo.
Use essa primeira análise para separar o que precisa estar disponível na entrada do que pode ser coletado depois. Um dado indispensável é aquele sem o qual a próxima decisão fica parada. Pedir uma informação apenas porque ela talvez seja útil no futuro pode exigir do solicitante um contexto que ele ainda não tem.
Registre o resultado esperado em uma frase concreta: “Ao receber o reembolso, a equipe consegue identificar a despesa e iniciar a conferência sem pedir explicações adicionais”. Essa frase será a referência para avaliar os testes.
Um campo preenchido não comprova que a informação é suficiente. “Outros gastos”, por exemplo, pode ocupar o campo de descrição sem explicar o motivo da despesa. O teste precisa avaliar também se a resposta permite trabalhar.
Se a entrada será usada por pessoas de fora do time, consulte também como preparar um formulário público para receber dados de fora da plataforma. A conexão ajuda a revisar o vocabulário e o contexto oferecido a quem não conhece o processo.
Escolha cenários que mudam a resposta
Um preenchimento completo comprova apenas um caminho. Para decidir pela liberação, escolha situações que mudam o que a pessoa precisa informar ou o que a equipe precisa analisar.
No reembolso fictício, considere um campo chamado Tipo de despesa, com as opções Viagem e Material. Se a empresa decidiu coletar informações adicionais para Viagem, o teste deve contemplar as duas opções. Não é necessário criar condicionais apenas para testar: avalie os caminhos que existem no seu processo.
Inclua também uma tentativa sem uma informação definida como obrigatória. Observe se o preenchimento orienta a pessoa a completar o necessário antes de concluir. Isso permite comparar a exigência configurada com a necessidade do processo.
Quando houver condicionais, teste a resposta que mostra um campo e a alternativa que o oculta. Inclua uma mudança de ideia: preencher as informações de Viagem e depois trocar a opção para Material. Confira tanto o que aparece quanto os dados que chegam ao pedido. Não presuma o que acontece com um valor preenchido antes de seu campo ficar oculto.
Para revisar a lógica por trás dessas escolhas, leia Formulários inteligentes com lógica condicional.
Condicionais mostram ou ocultam campos conforme as regras definidas. Sua configuração é feita por administradores do pipe e exige Business, Enterprise ou Unlimited. A exibição de uma pergunta não representa, por si só, uma aprovação ou o avanço do pedido.
Teste como quem vai preencher
Convide alguém que não participou da construção para usar o formulário com uma situação definida. No reembolso, essa pessoa pode representar um colaborador que acabou de voltar de uma viagem e tem o comprovante em mãos.
Observe se ela entende o título, distingue as opções e sabe qual arquivo enviar. Deixe que tente concluir com as orientações disponíveis. Se você precisa explicar um campo durante o teste, registre a dúvida e avalie qual descrição ou exemplo ajudaria no próximo preenchimento.
O contexto de acesso também faz parte da validação. Use o canal que será compartilhado, com o perfil de quem realmente fará o pedido. Um teste na sessão do administrador não demonstra que um fornecedor ou colaborador com outro acesso terá a mesma experiência.
Em um formulário restrito, confira se a pessoa autorizada consegue acessar. Quando o objetivo é permitir a entrada por uma versão pública, avalie essa experiência externa. Uma janela privada ajuda a separar a sessão do administrador, mas não substitui o teste com o perfil previsto. Se o público costuma usar o celular ou um formulário incorporado ao site, inclua esse contexto.
🎓 Para preparar quem fará solicitações, indique o curso Pipefy para Usuários Convidados. Ele aborda preenchimento de formulários e acompanhamento de pedidos. O acesso às aulas requer login ou cadastro na Academy.
Confira o que o envio produziu no processo
A validação continua depois do envio. Localize o card criado no pipe pretendido e compare as informações recebidas com as respostas do teste. Peça à pessoa responsável pela entrada que confira se consegue começar a análise.
No reembolso, isso significa reconhecer o tipo de despesa, conferir o valor e abrir o comprovante, quando esses dados fizerem parte do processo. Um arquivo anexado precisa ser útil para a conferência: enviar um documento e conseguir ler a informação necessária são verificações diferentes.
Observe também a orientação que a pessoa recebe ao concluir. Ela consegue perceber que terminou o envio e entender qual será o próximo passo? Uma confirmação ajuda quem solicita; a conferência do card comprova o recebimento para quem opera.
O envio do Formulário Inicial cria um card. Na página de edição do formulário, não é possível criar cards. Antes de um envio de teste, combine com quem administra o processo como identificar o registro e lidar com eventuais comunicações ou ações vinculadas. Use dados fictícios.
Se a entrada já aciona regras, confira os efeitos previstos para aquele cenário. Não espere um email, uma atribuição ou uma movimentação apenas porque o formulário foi enviado: esses resultados dependem do desenho do processo.
Se o objetivo for complementar um reembolso que já existe, vale outra decisão: quando usar o Formulário de Fase no Pipefy. Ele permite coletar uma contribuição ligada ao card existente, em vez de abrir um novo pedido.
Decida o que corrigir antes de liberar
Compare o resultado esperado com o observado. Registre a diferença de forma que outra pessoa consiga entender o que precisa ser revisto. Você pode usar uma tabela como esta no documento de trabalho da equipe.
| Cenário | Resultado esperado | Resultado observado | Decisão |
|---|---|---|---|
| Viagem completa | Equipe identifica a despesa e confere o comprovante | Dados e arquivo permitem iniciar a análise | Liberar este cenário |
| Dado obrigatório ausente | Pessoa recebe orientação para completar o necessário | Pessoa não sabe onde encontrar a informação | Rever orientação ou momento da coleta |
| Troca de Viagem para Material | Perguntas e dados recebidos correspondem à escolha final | Valor anterior chega sem contexto para a equipe | Rever o caminho e repetir |
Os resultados da tabela são ilustrativos. No seu teste, preencha o que realmente aconteceu e registre se o cenário foi aprovado ou precisa de ajuste.
Antes de ampliar o compartilhamento, resolva o que impede o público correto de acessar, concluir o envio ou fornecer o necessário para a equipe trabalhar. Uma restrição de acesso só precisa de ajuste quando contraria o público planejado. Já uma melhoria visual pode ficar para depois se a leitura e o preenchimento estiverem claros.
Depois de uma correção, repita o cenário afetado e os caminhos que dependem da mesma mudança. Se você alterou uma condicional de Viagem, por exemplo, confira também a alternativa Material.
A decisão de liberar precisa reunir duas evidências: quem solicita consegue concluir com o contexto disponível, e quem recebe consegue dar o próximo passo com os dados que chegaram.
Escolha agora um formulário próximo da liberação, combine os cenários com as pessoas envolvidas e registre os resultados. Para aprofundar a gestão de solicitações, formulários e portais, continue na Certificação de Gerente de Processos do Pipefy, na Academy. As aulas exigem login ou cadastro.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ O teste parte da informação necessária para a próxima decisão da equipe.
☐ Caminhos diferentes e mudanças de resposta também precisam ser avaliados.
☐ O acesso deve ser conferido com o perfil e o canal previstos para quem solicita.
☐ A conclusão do envio precisa ser acompanhada da conferência do card recebido.
Pronto para planejar a coleta de informações depois que o pedido começou? → Quando usar o Formulário de Fase no Pipefy
