Como configurar o Agente de Identificação de Duplicidades em Contas a Pagar

Uma cobrança pode chegar por email e pelo formulário do financeiro, gerando dois registros para a mesma despesa. Quando a conferência depende apenas do número da nota, pequenas diferenças de digitação podem esconder a repetição e levar a equipe a analisar o mesmo pagamento duas vezes.

Com o Agente de Identificação de Duplicidades, você pode cruzar cobranças e histórico de pagamentos, sinalizar coincidências e organizar a revisão financeira. A proposta do processo de Contas a Pagar com IA é reduzir em 50% o tempo de processamento de pagamentos. Ao concluir a leitura, você terá um caminho para configurar a comparação, registrar as evidências e testar quando uma cobrança deve aguardar análise humana.

📖 O que você vai aprender:

Conheça o agente e o resultado esperado

O agente atua no recebimento de notas fiscais, cruzando informações das cobranças com os registros disponíveis e o histórico de pagamentos. O resultado esperado é uma triagem acompanhada de evidências que permita ao financeiro investigar suspeitas antes de liberar a continuidade do pagamento.

Imagine que o aluguel da matriz foi cadastrado duas vezes para a mesma competência e com o mesmo valor, mas com números de documento ligeiramente diferentes. A comparação deve apontar os dois registros e explicar a coincidência. Já o aluguel do mês seguinte pode repetir fornecedor e valor sem representar duplicidade. A competência e a referência da obrigação ajudam a distinguir os casos.

Defina a operação para que uma suspeita permaneça sob revisão até a decisão do responsável. O agente registra a análise; o financeiro confirma se os registros representam a mesma obrigação, documenta sua decisão e determina qual cobrança pode continuar.

Prepare o processo para utilizar o agente

Escolha o momento em que a nota e os dados necessários já estão disponíveis, antes da autorização de pagamento. Reúna identificação do fornecedor, número e série do documento quando aplicáveis, valor, moeda, competência, vencimento e referência da obrigação. Esses são exemplos de dados para a comparação; utilize os campos reais do seu processo e os critérios aprovados pelo financeiro.

Defina também o universo consultado. A triagem precisa considerar cobranças em andamento e pagamentos já realizados dentro do período estabelecido pela empresa. Se o histórico estiver em outro pipe ou database, prepare o acesso a essa fonte. Se estiver no ERP, combine com o responsável pela integração como disponibilizar os dados e verificar sua atualização antes da análise.

Registre a regra para parcelas, cobranças recorrentes, documentos cancelados e reenvios de uma nota corrigida. Determine como tratar diferenças de arredondamento e moedas distintas. Um valor igual isolado não deve encerrar a investigação. Uma base indisponível ou desatualizada deve produzir uma pendência de conferência.

Prepare destinos para o resultado da triagem, os registros semelhantes encontrados e a justificativa. Combine quem revisa as suspeitas e como registra a liberação ou o tratamento de uma duplicidade confirmada. A responsabilidade pela decisão precisa estar definida antes de acionar o comportamento.

Configure e personalize o agente

Escolha como começar

Para criar do zero, abra o pipe, acesse Agentes de IA e selecione Novo Agente de IA. Para adaptar uma base da biblioteca, acesse Agentes de IA > Templates, examine o papel e os comportamentos oferecidos e selecione Editar agente na opção adequada. Confira se ela contempla comparação com histórico; uma análise de documentos exige adaptação para esse objetivo.

Se o agente já existir no processo, abra sua configuração e revise as mesmas áreas. Nos três caminhos, confira as referências ao histórico, o momento de execução e as ações que serão permitidas.

Geral: defina o papel do agente

Em Nome, use Agente de Identificação de Duplicidades. Em Descreva o papel e os objetivos do Agente, personalize esta descrição: “Você apoia a conferência de contas a pagar. Compare a cobrança recebida com os registros e pagamentos acessíveis, identifique indícios de repetição e registre as evidências para revisão financeira. Diferencie cobranças recorrentes e parcelas. Quando os dados forem insuficientes, registre a pendência e solicite conferência.”

Essa definição delimita a tarefa de triagem. A autorização de pagamento e o tratamento definitivo de uma cobrança continuam sujeitos às regras e alçadas da empresa.

Conhecimento: disponibilize critérios e histórico

Em Conhecimento, selecione Adicionar conhecimento e inclua a política aprovada para identificação de duplicidades e tratamento de exceções. Disponibilize o pipe ou database que reúne o histórico relevante, com os acessos e filtros adequados. Veja como Databases podem ser usados como base de conhecimento.

Verifique a consulta com uma cobrança cujo pagamento anterior você já conhece. O agente precisa recuperar o registro correto, inclusive sua situação, competência e referência. Exclua o próprio card da comparação e preserve a identificação dos registros encontrados para permitir a revisão.

Para consultar outro sistema, prepare a conexão autorizada com o responsável técnico e valide as ferramentas de leitura que o agente poderá usar. Adicionar uma política ao Conhecimento não concede acesso ao ERP. O artigo Para quem executa processos com IA: teste e acompanhe apresenta as conexões com ferramentas externas.

Comportamentos: determine quando comparar e como registrar

Crie um comportamento com uma finalidade clara, como Verificar possível duplicidade de cobrança. Em Adicionar um gatilho, considere Um card entrar em uma fase, escolhendo a etapa real em que a cobrança está pronta para conferência. Se os dados forem completados depois, avalie Um campo é atualizado no campo que sinaliza essa conclusão.

No editor, use / ou + para inserir os campos dinâmicos da cobrança e as ações disponíveis. Configure a atualização dos destinos do resultado e da justificativa. Se o fluxo encaminhar suspeitas para uma fase de revisão, selecione a ação e a fase reais e confirme suas condições de entrada.

Planeje separadamente como o responsável será avisado e como a liberação humana permitirá a continuidade. Os Comportamentos orientam a análise do agente; automações do pipe podem executar regras fixas de notificação e movimentação. Confira também as regras que enviam dados para pagamento, para que uma suspeita pendente não avance por outro caminho.

Personalize as instruções de comparação

Use o exemplo como ponto de partida. Substitua os parâmetros entre colchetes pelas referências reais do processo, usando as opções dinâmicas do editor para campos e ações. Ajuste o período de consulta e os critérios com o financeiro.

Exemplo de instrução para personalizar

Compare a cobrança deste card, identificada por [FORNECEDOR], [DOCUMENTO], [VALOR], [MOEDA], [COMPETÊNCIA] e [REFERÊNCIA DA OBRIGAÇÃO], com os registros acessíveis em [FONTE DO HISTÓRICO], dentro de [PERÍODO APROVADO]. Exclua este próprio card. Considere cobranças em andamento e pagamentos realizados conforme a política disponível no Conhecimento.

Analise os identificadores e a combinação dos demais dados. Pequenas diferenças no número do documento não afastam uma suspeita quando a obrigação parece ser a mesma. Fornecedor e valor iguais, isoladamente, não comprovam duplicidade. Diferencie competências, parcelas, moedas, cancelamentos e substituições de documentos conforme os critérios aprovados.

Registre em [RESULTADO DA TRIAGEM] uma das classificações definidas pela equipe: sem indício no histórico consultado, possível duplicidade ou análise inconclusiva. Em [JUSTIFICATIVA], informe os registros comparados, as coincidências, as diferenças e o período consultado. Se faltar informação ou a fonte estiver indisponível, registre análise inconclusiva e explique a pendência. Não declare ausência de duplicidade sem consultar o histórico necessário.

Use as ações configuradas para registrar o resultado e encaminhar suspeitas ou análises inconclusivas para [DESTINO DE REVISÃO]. Preserve os registros para conferência. Aguarde a decisão humana antes de qualquer cancelamento ou liberação de pagamento.

Melhore as instruções com IA

Após personalizar o texto, selecione Melhorar instruções. Examine a versão sugerida, use Testar sugestão quando necessário e escolha Tentar novamente, Descartar ou Substituir conforme o resultado. Preserve os critérios para recorrências, o tratamento de histórico indisponível e a exigência de revisão humana.

O recurso Melhorar instruções ajuda a organizar o prompt. Confira se a sugestão mantém os vínculos dinâmicos e as ações que você efetivamente configurou.

Escolha modelo, Skills e Esforço

Selecione o modelo no comportamento. Como ponto de partida para os testes, recomendamos Pipefy AI Standard para comparar dados estruturados e aplicar os critérios financeiros. Avalie Pipefy AI Pro quando houver documentos conflitantes ou relações mais complexas entre registros, comparando a qualidade das evidências e o consumo de créditos. Consulte o FAQ de modelos e créditos.

Ative Análise de documentos se o próprio comportamento precisar ler notas anexadas. Se os dados já estiverem em campos, comece pela comparação desses campos com o histórico. Ative Cálculos e análises somente quando houver cálculos definidos, como uma tolerância de valor aprovada. Mantenha Pesquisa na Web desativada para essa conferência interna.

Comece sem Esforço Máximo. Avalie esse recurso com Pro apenas se os testes demonstrarem necessidade de uma análise mais longa e complexa. A escolha deve acompanhar a tarefa; o aumento de esforço não resolve falta de acesso ao histórico.

Teste o agente na prática

Use Testar comportamento com um card de referência e confira a análise simulada antes de publicar. O recurso permite avaliar o comportamento sem alterar os dados de produção. Veja como testar comportamentos antes de publicar.

• Cobrança regular: utilize uma nota com dados completos, sem correspondência no histórico consultado. O parecer deve informar o escopo da consulta e registrar que não encontrou indício nesse universo.
• Repetição com variação de número: apresente duas cobranças da mesma obrigação, com fornecedor, valor e competência iguais e pequena diferença no documento. O resultado deve apontar a suspeita e identificar os registros para revisão.
• Recorrência ou parcela legítima: mantenha fornecedor e valor iguais, mas utilize outra competência ou uma parcela diferente. O agente deve explicar a distinção conforme a regra financeira.
• Documento ausente ou ilegível: quando a leitura do anexo for necessária, confirme que a análise fica inconclusiva e informa o dado que precisa ser corrigido.
• Histórico indisponível ou incompleto: retire o acesso em um ambiente de teste ou use uma base controlada sem os dados necessários. O agente deve registrar a limitação e encaminhar para conferência.
• Revisão humana e continuidade: em um ambiente controlado, execute o gatilho e percorra o fluxo completo. Confirme que o caso pendente aguarda decisão, que a notificação chega ao responsável e que somente o caso liberado segue para pagamento. Reexecute a conferência para verificar se ela evita comparar o card consigo mesmo.

Se uma duplicidade conhecida passar sem alerta, confira se o histórico foi consultado e se o período inclui o registro. Se cobranças legítimas forem sinalizadas, revise competência, parcelas e identificação da obrigação. Se o parecer estiver correto, mas o card avançar indevidamente, examine as regras de movimentação e de envio para pagamento.

Revise e coloque em operação

Revise o acesso aos dados financeiros, os destinatários dos avisos, os campos de saída e quem pode liberar uma pendência. Confira a atualização do histórico e as condições das integrações antes de ativar o comportamento no volume real.

Acompanhe as primeiras execuções nos Logs e nas atividades dos cards. Compare a triagem com as decisões do financeiro, investigue suspeitas indevidas e registre duplicidades que escaparam. O artigo sobre Logs de execução dos agentes ajuda a acompanhar o que foi consultado e executado.

Meça o tempo entre recebimento e conclusão da conferência, o volume de casos encaminhados para revisão e a confirmação das suspeitas. Esses dados permitem acompanhar a redução do trabalho repetido e ajustar a configuração sem perder o controle sobre a autorização de pagamentos.

Antes de avançar, confirme sua configuração:

☐ Escolhi entre criar, adaptar um template ou revisar um agente existente.

☐ Defini os critérios para duplicidades, recorrências e parcelas com o financeiro.

☐ Disponibilizei e testei o acesso ao histórico necessário.

☐ Vinculei os campos e as ações reais no editor do comportamento.

☐ Configurei a revisão e a continuidade após a decisão humana.

☐ Revisei a sugestão de melhoria, o modelo, as Skills e o Esforço.

☐ Testei cobranças regulares, repetidas, recorrentes e casos inconclusivos.

☐ Confirmei que uma pendência não é enviada para pagamento antes da liberação.