👤 Para admins do pipe e equipes de Financeiro, Compliance e gestão de viagens
🔐 Requer acesso de admin para adaptar o processo e uso de IA habilitado na conta
🎯 Para configurar a análise de solicitações de viagem, tratar exceções e registrar o desfecho
Uma viagem para visitar um cliente pode exigir várias conferências antes da reserva: motivo do deslocamento, datas, destino e regras aplicáveis. Quando essas informações ficam em mensagens separadas, o Financeiro precisa reconstruir o pedido e consultar a política a cada nova solicitação.
Ao terminar este artigo, você vai saber adaptar o pipe à política da empresa, conferir as análises com IA e testar os caminhos de aprovação, revisão humana e rejeição. A solicitação ficará reunida em um card, com a orientação e a decisão registradas para quem conduz a próxima etapa.
📖 O que você vai entender aqui:
O que você tem nas mãos agora
Cada card representa uma solicitação de viagem. O formulário inicial reúne identificação do funcionário, departamento, destino, datas, propósito e itinerário inicial. O trabalho passa por Revisão da Solicitação Recebida, fase de orientação e Aprovação da Viagem, com encerramento em Aprovado ou Rejeitado.
A IA atua por meio de três automações: prepara um resumo inicial, produz a análise de conformidade e preenche o resultado da aprovação. Outras quatro automações movimentam os cards a partir das atualizações desses resultados. Você parte dessa estrutura organizada e adapta a política, as responsabilidades e as condições de encaminhamento à empresa.
Configure para o seu processo
1. Prepare a entrada da solicitação
Defina quais informações são indispensáveis para analisar uma viagem antes de permitir que ela avance. No formulário inicial, os campos estão configurados como opcionais. Ajuste a obrigatoriedade de Nome do Funcionário, ID do Funcionário, Departamento, Destino, Data de Início da Viagem, Data de Término da Viagem e Propósito da Viagem conforme a política de entrada. Decida também quando exigir Itinerário Inicial da Viagem.
Por exemplo, uma visita comercial a Recife deve informar quem viaja, em quais datas e para qual compromisso. Uma justificativa como “reunião” pode exigir complemento para que o analista identifique a regra aplicável. Combine quem pede esse complemento e quem assume a análise.
O formulário concentra dados da solicitação, sem valores de passagens, hospedagem ou despesas. Se sua decisão depende desses valores, inclua as informações necessárias e adapte as instruções da IA antes de usar a análise para esse fim. Para escolher como coletar cada informação, consulte os tipos de campo disponíveis no Pipefy.
2. Organize a revisão inicial
Na Revisão da Solicitação Recebida, o objetivo é dar contexto suficiente para a avaliação. A automação acionada na criação do card usa os dados da viagem para preparar uma síntese em Enriquecimento de Dados.
Conecte a política vigente às habilidades usadas pela ação de IA. As instruções fazem referência a documentos de política, por isso confira quais documentos a ação consegue consultar. Defina qual versão vale, quais regras se aplicam a cada destino ou perfil de viajante e quem mantém esse conteúdo atualizado. Confira também as referências dinâmicas aos dados do formulário e o destino do resultado em Enriquecimento de Dados, selecionando novamente os campos do seu pipe quando necessário.
Use Verificação de Completude do Envio para organizar a conferência humana dos dados. Confirmação de Início do Card é um conteúdo informativo, sem edição; o controle de completude deve se apoiar nos dados e no checklist.
A atualização de Enriquecimento de Dados já aciona a passagem para a orientação. Se a conferência humana precisa acontecer antes disso, adapte esse encaminhamento para depender também da validação definida pela empresa. Teste essa condição antes de receber solicitações reais.
Se a síntese sair vazia, omitir informações ou citar uma política diferente da vigente, confira os dados de entrada, as habilidades e os campos de saída antes de prosseguir. O guia oficial de automações com IA explica a configuração de instruções e resultados.
3. Adapte a orientação e a avaliação de risco
Ao entrar em fase de orientação, uma ação de IA usa o resumo inicial para preparar o relatório em Registro de Orientação sobre Políticas, possíveis perguntas em Registro de Interações do FAQ e a classificação em Avaliação do Nível de Risco.
Defina critérios objetivos para Baixo Risco, Risco Médio e Alto Risco. A empresa pode, por exemplo, exigir revisão de Compliance quando o destino ou uma exceção exigir análise adicional. Documente o critério real nas instruções e na política consultada, sem deixar que a IA escolha os limites por conta própria.
O FAQ gerado serve como preparação para orientar o solicitante. Confira o conteúdo antes de registrar uma conversa: perguntas previstas pela IA não comprovam que houve interação com o funcionário. Combine quem transmite a orientação e registra o contato realizado.
A atualização do registro de orientação já encaminha o card para aprovação. No teste, confirme que o relatório, o FAQ e o risco ficaram disponíveis para quem decide. Se a política exige uma validação prévia, adapte também essa passagem.
Para decidir o que a IA pode analisar e o que exige revisão humana, faça o curso Panorama da IA, da Pipefy Academy. O curso exige login ou criação de conta e ajuda a escolher entre regras, automação com IA e Agentes de IA.
4. Defina a decisão e o tratamento das exceções
Na Aprovação da Viagem, a IA considera o resumo, a orientação sobre políticas e o conhecimento associado para preencher Resultado da Aprovação pela IA com Aprovado, Necessita Revisão ou Rejeitado. Confira o mapeamento dessas entradas e da saída antes de ativar o uso operacional.
Defina quais situações podem seguir diretamente para um desfecho e quais precisam de análise financeira ou de Compliance. Oriente a IA a selecionar Necessita Revisão quando faltar evidência essencial ou houver uma exceção que dependa de autorização. Esse resultado permanece na etapa de aprovação até que o responsável trate o caso e registre a decisão.
Preserve a justificativa em Notas de Alteração Manual quando uma pessoa alterar o resultado. Use Exceções de Aprovação Documentadas para registrar a regra envolvida, a autorização e a condição aceita. Defina quem tem autoridade para decidir e quem substitui essa pessoa durante ausências.
Aprovado e Rejeitado já acionam movimentações para fases finais. Se a empresa exige aprovação humana em todas as viagens, adapte essas regras antes de operar para que o resultado da IA aguarde a autorização necessária.
5. Prepare o encerramento e a entrega operacional
Em Aprovado, confira a decisão, a orientação e as exceções antes de entregar o pedido à pessoa responsável pela reserva. Em Rejeitado, preserve a justificativa no card e combine quem informa o funcionário sobre o encerramento e as possibilidades de correção.
Na fase Aprovado, Verificação Final de Conformidade, Confirmação de Integração da Reserva e Confirmação de Conclusão de Arquivamento são conteúdos informativos, sem edição. A presença desses textos não comprova reserva, integração ou arquivamento executado. Se precisar registrar essas entregas, configure evidências próprias e teste a integração com o sistema usado pela empresa.
Combine o canal de comunicação dos desfechos. Para enviar avisos pelo pipe, configure os templates de email e associe o envio à decisão correspondente, conferindo remetente, destinatários e conteúdo antes da liberação.
As automações que já vêm ligadas
O processo tem sete automações ativas. Os nomes que citam agentes correspondem, neste pipe, a ações de IA dentro das automações. Confira cada gatilho e resultado:
- Card criado: a IA prepara a síntese em Enriquecimento de Dados.
- Enriquecimento de Dados atualizado: o card segue para a fase de orientação.
- Entrada na fase de orientação: a IA prepara relatório, FAQ e avaliação de risco.
- Registro de Orientação sobre Políticas atualizado: o card segue para Aprovação da Viagem.
- Entrada em Aprovação da Viagem: a IA preenche Resultado da Aprovação pela IA.
- Resultado atualizado para Rejeitado: o card segue para Rejeitado.
- Resultado atualizado para Aprovado: o card segue para Aprovado.
As duas passagens intermediárias são acionadas pela atualização do campo, sem filtro adicional de conteúdo. Ajuste suas condições quando a empresa precisar exigir dados completos ou conferência humana. Consulte como as automações funcionam no Pipefy para relacionar evento, condição e ação.
Ao editar um resultado já preenchido, considere que a atualização pode disparar novamente a movimentação. Teste as correções e os retornos de fase com cards de teste. Renomeie as regras para identificar a fase, o cenário e a ação, removendo referências de exemplo e sufixos de cópia.
Coloque para rodar
Teste com dados fictícios e uma política aprovada pelo responsável do processo. Percorra estes cenários e compare o resultado com a decisão esperada:
- Solicitação completa dentro da política: crie uma visita comercial com destino, datas e justificativa. Confira a síntese, a passagem para orientação, o relatório, o FAQ e o risco. Depois verifique a decisão e a chegada a Aprovado, respeitando qualquer aprovação humana que você tenha configurado.
- Exceção sujeita a autorização: use uma situação que a política encaminhe para revisão. Confira Necessita Revisão, a permanência em Aprovação da Viagem e a atribuição ao responsável. Registre a autorização e as notas antes de concluir a decisão.
- Solicitação incompatível com a política: use um caso com rejeição esperada, confira a justificativa e valide o encerramento em Rejeitado.
- Informação ou referência insuficiente: omita um dado essencial ou teste sem a política associada. A solicitação deve ser tratada como pendência conforme os controles que você configurou, sem uma decisão conclusiva sem fundamento.
Em todos os caminhos, confirme quem recebe o trabalho, se o solicitante foi informado pelo canal combinado e se a equipe de reservas recebeu apenas os pedidos liberados. Teste também uma correção no resumo ou na orientação para observar os novos disparos. Libere o processo depois de resolver diferenças entre o resultado esperado e o observado.
Membros, acesso e higiene do template
O pipe está configurado como público. Antes de inserir dados reais, avalie a visibilidade e ajuste para privado quando o acesso deva ficar restrito ao time autorizado. Separe quem solicita, quem analisa, quem decide exceções e quem administra o processo. Restrinja o acesso a identificação de funcionários e itinerários conforme a necessidade de trabalho.
Use o artigo Permissões no Pipefy: como entender e evitar erros comuns para revisar os papéis. Confira também quem pode criar solicitações e quem pode editar resultados ou mover cards.
Revise o nome do pipe, as automações e as instruções, retirando nomes de exemplo e sufixos de cópia. Remova cards fictícios e documentos de teste, confira referências dinâmicas, conexões eventualmente adicionadas, credenciais e destinatários fixos. As instruções atuais pedem respostas em português; mantenha ou adapte o idioma de acordo com a operação.
Antes de avançar, confirme que você entende:
☐ Defini os dados de entrada obrigatórios e os responsáveis por cada passagem.
☐ Associei a política vigente e adaptei os critérios de risco e decisão.
☐ Conferi as entradas e saídas das três ações de IA.
☐ Testei as quatro movimentações e os controles de revisão humana.
☐ Percorri aprovação, revisão, rejeição e falta de informação com dados fictícios.
☐ Combinei comunicação, reserva e evidências de conclusão.
☐ Revisei privacidade, papéis, idioma e resíduos de teste.
Pronto para conectar essa análise à rotina financeira? Conheça outros processos do Financeiro que podem receber apoio de IA e escolha a próxima entrega que sua equipe precisa organizar.
