👤 Para usuários iniciantes
🔐 Disponível para todos os planos
🎯 Para quem acabou de clonar o Contas a Pagar e precisa deixar o processo pronto para operar, da solicitação ao pagamento
Uma fatura raramente é paga na hora em que chega. A nota entra por e-mail, alguém registra numa planilha à parte, a aprovação circula por mensagem, o comprovante fica no computador de quem pagou, e ninguém consegue dizer com segurança onde cada pagamento está. Cada etapa vive num lugar, e o processo inteiro fica opaco.
O Contas a Pagar nasce com esse ciclo já estruturado num pipe de cinco fases. Ao terminar este artigo, você vai ter o processo configurado e rodando: a solicitação entra por um formulário padronizado, passa pela triagem da documentação, avança para aprovação por alçada, chega ao pagamento com forma, data e comprovante registrados, e termina arquivada com histórico. Ao longo do caminho, cada responsável sabe o que precisa fazer e onde o pagamento está.
📖 O que você vai entender aqui:
O que você tem nas mãos agora
Você não constrói o processo do zero. O template já traz a operação inteira montada, e o seu trabalho é adaptar cada peça ao seu contexto.
O card entra por um formulário inicial que pede o essencial de uma solicitação de pagamento: Tipo de Pagamento (o único campo obrigatório, com as opções Compra, Reembolso, Empréstimo e Outro), Produto/Serviço adquirido, Valor, Centro de custo, Seu nome, Seu e-mail, o anexo do documento a ser pago e o Prazo para pagamento. A partir daí, o card avança por cinco fases rastreáveis: Seleção, onde a documentação é conferida; Aprovação, onde a decisão financeira acontece; Pagamento, onde o desembolso é registrado; e as duas fases de destino, Pago e Cancelado. As etiquetas Compra, Reembolso, Empréstimo e Outro acompanham o tipo de despesa e ajudam a filtrar o quadro depois.
A entrada acontece pelo formulário e a saída de cada fase alimenta a próxima, sempre por uma decisão registrada no card.
A estrutura de fases e campos já vem pronta, e a inteligência do fluxo (mover o card sozinho, notificar o aprovador, ler a nota fiscal) é o que você monta na configuração. Ao longo do artigo, marcamos com 🚀 as evoluções que você pode acrescentar quando o processo básico já estiver rodando, para tirar ainda mais trabalho manual da frente do time.
As integrações com sistemas externos não vêm clonadas no template. A esteira, os pipes, os databases e os agentes você recebe prontos, mas cada conexão com um sistema de fora precisa ser construída de acordo com o seu ambiente e as credenciais da sua empresa.
A ordem de configuração, da solicitação ao pagamento
O formulário inicial é por onde toda solicitação começa, e é o que você compartilha com quem está fora do time de finanças para abrir um pedido de pagamento. Configure as fases na ordem em que o card as percorre, porque cada uma entrega o card para a próxima.
1. Seleção: a triagem da documentação
O que aciona: uma solicitação enviada pelo formulário inicial.
Para onde entrega: se a documentação está completa, segue para Aprovação. Se falta informação, volta ao solicitante para complemento.
Aqui chegam as novas solicitações de pagamento. O responsável confere se a nota veio com tudo o que o pagamento exige e responde o campo A solicitação contém todas as informações necessárias para seguir com o pagamento?, com as opções Sim e Não. Quando falta algo, o campo Quais informações estão pendentes? registra o que o solicitante precisa complementar, e uma dica no formulário lembra de usar um template de e-mail para confirmar o recebimento da solicitação.
A triagem é uma decisão humana: você confere a papelada e define se o pagamento tem base para avançar. É o filtro que evita que uma nota incompleta trave lá na frente, na hora de pagar.
O que ajustar para rodar com os seus dados:
- Defina o responsável pela triagem na fase de Seleção, senão o card fica parado sem dono na entrada do processo.
- Ajuste o Centro de custo do formulário inicial, que é um campo de conexão, para apontar para a sua base real de centros de custo.
- Se a sua empresa exige uma conferência específica (validação de CNPJ do fornecedor, checagem de contrato), acrescente os campos correspondentes nesta fase.
- Defina um prazo para a fase de Seleção, o tempo máximo justo para conferir uma solicitação recém-chegada.
Como identificar que deu errado: uma solicitação sai da Seleção sem o campo de decisão preenchido, sinal de que a triagem foi pulada. Torne o campo de decisão obrigatório para que o card não avance sem resposta.
Evolução: a triagem que hoje é manual pode ganhar um agente de IA que lê a nota fiscal anexada e extrai número do documento, CNPJ, valor e vencimento direto para os campos do card. Com os dados já preenchidos, o responsável confere em segundos em vez de digitar. É a leitura fiscal que sustenta os processos de contas a pagar mais maduros, e você pode acrescentá-la quando o fluxo básico já estiver rodando.
2. Aprovação: a decisão financeira
O que aciona: uma solicitação com a triagem concluída na Seleção.
Para onde entrega: se aprovada, segue para Pagamento. Se reprovada, vai direto para Cancelado.
As solicitações que passaram na triagem chegam aqui para o parecer financeiro. O card traz o campo Responsável pela aprovação, que recebe quem decide, e o campo Você aprova a realização do pagamento?, com as opções Sim e Não. Quando a resposta é Não, o campo Motivos da reprovação do pagamento registra a justificativa que volta ao solicitante.
A decisão é sua: o processo organiza o parecer, aplica a alçada e guarda o registro, mas quem autoriza o pagamento é o responsável. Com a regra de alçada bem definida, os pagamentos deixam de depender de um único gestor e param de se acumular na fila de aprovação.
O que ajustar para rodar com os seus dados:
- Preencha o campo Responsável pela aprovação com os aprovadores da sua empresa, ou configure a atribuição do responsável conforme a faixa de valor ou o centro de custo. Sem responsável definido, o card avança sem dono.
- Ajuste as regras de alçada às faixas de valor da sua empresa: quanto um aprovador decide sozinho e a partir de qual valor a aprovação sobe de nível.
- Configure uma condicional para o campo Motivos da reprovação do pagamento, para que ele apareça apenas quando a resposta for Não e não polua o formulário nas aprovações.
- Defina um prazo para a fase de Aprovação, o SLA que o aprovador tem para dar o parecer.
Como identificar que deu errado: um card chega à Aprovação e ninguém é notificado, sinal de que a atribuição do responsável não está configurada. Revise a atribuição na fase, para que cada card chegue com um dono definido.
Evolução: além de notificar o aprovador quando o card chega, você pode montar uma alçada em níveis, em que valores menores são aprovados por um responsável e valores acima de um corte sobem automaticamente para um segundo nível.
3. Pagamento: o desembolso
O que aciona: uma solicitação aprovada na fase de Aprovação.
Para onde entrega: com o pagamento registrado, o card é concluído em Pago.
Aqui o pagamento é executado e registrado. O card traz o campo Forma de pagamento, com as opções Transferência bancária, Cartão de crédito e Dinheiro em espécie, o campo Data do pagamento e o campo Comprovante de pagamento, onde o anexo prova que o desembolso foi feito. É o registro que fecha o pagamento e alimenta a auditoria depois.
O que ajustar para rodar com os seus dados:
- Ajuste as opções do campo Forma de pagamento às formas que a sua empresa usa de fato, acrescentando ou removendo opções como PIX ou boleto.
- Torne o Comprovante de pagamento obrigatório, para que nenhum card saia desta fase sem a prova do desembolso.
- Se a sua empresa lança o pagamento num ERP ou sistema bancário, confirme a integração que envia os dados de saída ao seu sistema financeiro. Sem ela, o lançamento segue manual.
- Defina um prazo para a fase de Pagamento, o tempo entre a aprovação e o desembolso efetivo.
Como identificar que deu errado: um card avança de Pagamento com o Comprovante em branco, sinal de que o campo não está obrigatório. Marque o comprovante como obrigatório para que a prova nunca falte.
Se você usa integração com o seu sistema financeiro, teste a conexão num ambiente controlado antes de operar. Um erro de integração nesta fase é o que gera pagamento duplicado ou perdido.
Evolução: para atacar o pagamento duplicado na origem, você pode montar uma checagem que cruza número da nota, fornecedor e valor contra os cards já pagos e alerta o time quando encontra uma repetição, antes de o desembolso sair. É a detecção de duplicidade que protege o processo conforme o volume cresce e o olho humano deixa de dar conta de conferir card a card.
4. Pago e Cancelado: as fases de destino
O que aciona: Pago recebe o card com o pagamento registrado; Cancelado recebe a solicitação reprovada na Aprovação.
Para onde entrega: são as fases finais do processo, onde o card é arquivado com o histórico completo.
Pago guarda os pagamentos realizados e Cancelado guarda as solicitações que não foram autorizadas. As duas fases fecham o ciclo e preservam o registro para consulta e auditoria.
O que ajustar para rodar com os seus dados:
- Se você quer rastrear o motivo de cada cancelamento, acrescente um campo de texto em Cancelado para registrar a razão, complementando o que já foi anotado na Aprovação.
- Confirme que essas fases estão marcadas como finais, para que os cards arquivados não voltem a contar como trabalho em aberto no seu quadro.
As automações que já vêm ligadas
Ao clonar, o template chega sem nenhuma automação ligada. Toda a movimentação entre fases que este artigo descreve é o que você monta agora, e é o que transforma a estrutura de fases num processo que corre sozinho.
As automações que recomendamos montar, na ordem do fluxo:
- Quando a triagem em Seleção for Sim, mover o card para Aprovação.
- Quando um card chegar à Aprovação, notificar o responsável pela aprovação.
- Quando o parecer for Sim, mover o card para Pagamento; quando for Não, mover para Cancelado.
- Quando a Data do pagamento e o Comprovante forem preenchidos, mover o card para Pago.
- Quando o card chegar a Pago, enviar a confirmação de pagamento ao solicitante.
- Monte cada movimentação crítica por automação, não por arraste manual, para que o card só avance quando a decisão que autoriza o avanço estiver registrada.
- Saiba mais: Como funcionam as automações no Pipefy
Coloque o processo para rodar
Antes de abrir o processo para o time, rode uma solicitação de teste do começo ao fim, atravessando as cinco fases, e confirme cada passagem.
- Abra uma solicitação pelo formulário inicial, com um tipo de pagamento, um valor e um anexo, e confirme que o card aparece na Seleção.
- Responda Sim na triagem e verifique se o card move sozinho para Aprovação, caso você tenha montado a automação de movimentação.
- Atribua o card a você na Aprovação, responda Sim ao parecer e confirme que ele avança para Pagamento.
- Preencha a forma de pagamento, a data e anexe um comprovante, e verifique se o card é concluído em Pago.
- Abra um segundo card de teste e reprove na Aprovação, confirmando que ele vai para Cancelado.
- Se qualquer passagem entre fases não disparar, a fonte da resposta está em Automações, aba Logs, no card em questão.
Membros, acesso e higiene do template
Ao clonar, revise a visibilidade do pipe antes de operar. Dependendo de como o pipe nasce, pessoas fora do time de finanças podem ter acesso aos dados do processo, que aqui incluem valores, fornecedores e centros de custo. Restrinja o pipe ao time de finanças, libere a visualização para os aprovadores e reserve a exclusão de cards apenas para administradores.
Renomeie o pipe antes de compartilhar, trocando o sufixo de clone por um nome claro como Contas a Pagar 2025. Se você criou templates de e-mail na triagem ou na confirmação de pagamento, abra cada um e confirme que remetente, destinatário e corpo não têm resíduo de teste antes de usar.
Antes de avançar, confirme que você entende:
- Quais fases compõem o processo e em que ordem o card flui entre elas
- Que cada movimentação crítica é feita por automação, não por arraste manual
- Que o Centro de custo e demais campos de conexão apontam para as suas bases reais
- Que as faixas de alçada da Aprovação foram ajustadas à sua política financeira
- Que a privacidade do pipe foi restringida ao time do processo
- Que os templates de e-mail não têm remetente, destinatário ou corpo de teste
