👤 Para usuários iniciantes
🔐 Disponível para todos os planos (com Agentes de IA habilitados)
🎯 Para quem acabou de clonar o template de Onboarding de Clientes e precisa deixar o processo inteiro pronto para operar, do handoff de vendas à conclusão da ativação
A ativação de um cliente novo costuma começar torta. O handoff de vendas chega por e-mail e mensagem solta, o escopo do projeto fica na memória de quem fechou o contrato, e o acompanhamento vira uma planilha que ninguém atualiza. Sem um lugar único, o time de sucesso perde contexto no primeiro contato, os prazos escorregam e o cliente demora a enxergar valor.
O template de Onboarding de Clientes nasce com esse ciclo já orquestrado: um formulário que recebe o handoff de vendas, um agente de IA que resume o contexto comercial logo na entrada, e seis fases rastreáveis do kick-off à conclusão. Você não configura do zero; adapta o que já veio ao seu contexto. Ao terminar, você vai ter o processo recebendo clientes e conduzindo cada ativação da entrada à entrega de valor.
📖 O que você vai entender aqui:
O que você tem nas mãos agora
Você não constrói o processo do zero. O template já traz a operação inteira montada; o seu trabalho é adaptar ao seu contexto.
O cliente entra por um formulário inicial com os campos que recebem o handoff de vendas: Nome da Conta, Contato Cliente, Documentos, Escopo do Projeto e Comentário time de Vendas. A partir daí o card avança por seis fases: Boas-vindas, onde o agente de IA resume o contexto comercial; Implementação, onde o projeto é executado; Acompanhamento, com o treinamento da equipe; Finalização, com o checklist de encerramento; e as duas fases finais, Concluído e Arquivado.
Dentro das fases, os campos já vêm criados: Responsável, Realizado primeiro contato?, Comentário AI, Responsável pela Implementação, Data Início da Implementação, Data Esperada para Final da Implementação, Implementação realizada?, Treinamento da Equipe, Checklist de Encerramento do Onboarding, O objetivo do cliente foi atingido? e os campos de avaliação do processo na fase final.
Ao clonar, o pipe chega com o sufixo "(Copy 1)" no nome. Renomeie antes de compartilhar com o time, para não confundir com o template original.
A ordem de configuração, do handoff à conclusão
O cliente entra pela fase de Boas-vindas e avança na sequência abaixo. Configure cada fase na ordem em que o processo corre.
1. Boas-vindas: o handoff de vendas e o resumo do contexto
O que aciona: um card criado pelo formulário inicial, com o handoff de vendas.
Para onde entrega: com o primeiro contato feito, o responsável move o card para Implementação.
Todo cliente novo entra por aqui. Assim que o card é criado, um agente de IA lê os Documentos do contrato, o Comentário time de Vendas e o Escopo do Projeto, e gera no campo Comentário AI um resumo de 6 a 8 linhas de tudo o que foi tratado pelo comercial, com orientações e boas práticas de abordagem. É o que dá ao time de sucesso o contexto pronto no primeiro contato, sem precisar caçar informação com vendas.
Ao criar o card, uma automação também envia ao cliente um e-mail de boas-vindas.
O ganho de escala aparece aqui: a ativação que leva cerca de 30 dias no modelo manual cai para cerca de 10 dias, até 67% menos tempo de onboarding, encurtando o time-to-value. Ainda assim, é o responsável quem conduz a relação com o cliente; o agente apenas organizou o contexto do handoff para que o primeiro contato seja mais rápido e completo.
O que ajustar para rodar com os seus dados:
- Preencha o campo Responsável com quem conduz o primeiro contato, para que o card não fique sem dono logo na entrada.
- Confirme que o agente está lendo os campos certos do handoff: Documentos, Comentário time de Vendas e Escopo do Projeto.
- Revise o template de e-mail de boas-vindas, para que remetente, destinatário e mensagem sejam os da sua operação.
- Ajuste o texto que orienta o agente ao seu tipo de cliente, para que o resumo destaque o que o seu time de sucesso precisa ver.
Como identificar que deu errado: você cria um card de teste e, depois de alguns instantes, o campo Comentário AI continua em branco. Verifique se o agente está ativo e se o handoff de vendas foi preenchido; sem Escopo do Projeto e comentário do comercial, não há contexto para resumir.
2. Implementação: a execução do projeto
O que aciona: o responsável move o card para cá após o primeiro contato.
Para onde entrega: concluída a implementação, o card segue para Acompanhamento.
Aqui o projeto é executado. O Responsável pela Implementação assume o card, registra os objetivos do cliente e acompanha as datas: ao preencher a Data Início da Implementação, uma automação calcula automaticamente a Data Esperada para Final da Implementação como 20 dias depois. O campo Implementação realizada? controla o andamento, e a Etiqueta de Implementação sinaliza visualmente se está em andamento ou concluída.
O que ajustar para rodar com os seus dados:
- Preencha o Responsável pela Implementação, para que o card tenha dono durante a execução.
- Ajuste o prazo padrão de implementação à realidade do seu projeto; o template usa 20 dias após o início, revise esse número se o seu ciclo for diferente.
- Confirme as etiquetas de andamento, para que a sinalização visual reflita as fases do seu processo.
3. Acompanhamento: o treinamento da equipe do cliente
O que aciona: o responsável move o card após a implementação.
Para onde entrega: feito o treinamento, o card segue para Finalização.
Nesta fase, o Responsável pelo Acompanhamento agenda o Treinamento da Equipe e registra as Informações sobre Treinamento. É o momento de garantir que o cliente sabe usar o que foi implementado, antes de encerrar o onboarding.
O que ajustar para rodar com os seus dados:
- Preencha o Responsável pelo Acompanhamento e a data do Treinamento da Equipe.
- Ajuste o conteúdo de treinamento ao perfil do cliente que a sua operação atende.
4. Finalização: o checklist de encerramento
O que aciona: o responsável move o card após o treinamento.
Para onde entrega: confirmado o encerramento, o card segue para Concluído.
Antes de fechar, o responsável percorre o Checklist de Encerramento do Onboarding, que confirma se o uso do cliente é estável, se ele percebe valor, se usa o produto com frequência e se está aumentando o uso. O campo O objetivo do cliente foi atingido? registra o desfecho, e O que ficou pendente? guarda o que precisa de acompanhamento posterior.
É o responsável quem confirma que o cliente está pronto para seguir sozinho; o checklist só organiza a decisão.
O que ajustar para rodar com os seus dados:
- Ajuste os itens do Checklist de Encerramento aos critérios de sucesso da sua operação.
- Defina o que caracteriza objetivo atingido para o seu tipo de cliente.
5. Concluído e Arquivado: o fechamento e o feedback
O que aciona: a confirmação do encerramento (Concluído) ou o arquivamento do card ao fim do ciclo (Arquivado).
Para onde entrega: encerra o onboarding e registra a avaliação do processo.
São as duas fases finais do pipe. Em Concluído, o responsável registra as notas de avaliação do processo de implementação e de treinamento, e o feedback para a equipe. Esse registro é o que alimenta a leitura de como o seu onboarding está performando ao longo do tempo.
As automações que já vêm ligadas
O template chega com automações ativas que apoiam o fluxo. Não desligue por engano. Ao criar o card, um agente de IA gera o resumo do contexto comercial no campo Comentário AI, e uma automação envia o e-mail de boas-vindas ao cliente. Ao preencher a Data Início da Implementação, uma automação calcula a Data Esperada para Final da Implementação para 20 dias depois. E duas automações exibem a etiqueta de implementação conforme a resposta do campo Implementação realizada?, sinalizando em andamento ou concluída.
Diferente de outros templates, aqui a movimentação entre fases é feita manualmente pelo responsável, não por automação. Isso dá controle ao time de sucesso sobre quando cada cliente avança. Se você renomear ou trocar o tipo de um campo que serve de gatilho, revise a automação que depende dele.
- Saiba mais: Como funcionam as automações no Pipefy
Coloque o processo para rodar
Antes de abrir o processo para o time, rode um onboarding de teste do começo ao fim:
- Crie um card de teste pelo formulário inicial, preenchendo nome da conta, escopo do projeto, comentário de vendas e anexando um documento.
- Confirme que o agente preencheu o Comentário AI com o resumo do handoff e que o e-mail de boas-vindas foi enviado.
- Mova o card para Implementação, preencha a Data Início e verifique se a Data Esperada para Final foi calculada 20 dias depois.
- Confira se a etiqueta de implementação aparece conforme a resposta de Implementação realizada?.
- Avance por Acompanhamento e Finalização, percorrendo o Checklist de Encerramento.
- Leve o card até Concluído e registre as avaliações do processo.
Se alguma automação não disparar, a fonte da resposta está na visão de Automações e nos logs do card, onde você vê o que executou e o que falhou.
Membros, acesso e higiene do template
Este pipe já nasce privado ao clonar, o que é adequado porque o processo trata dados de contrato e do handoff comercial de cada cliente. Ainda assim, revise quem tem acesso e adicione apenas o time de sucesso do cliente e os responsáveis pela implementação antes de operar.
Confirme também que as Ferramentas de IA estão habilitadas no pipe. Sem isso, o agente não roda e o Comentário AI deixa de ser gerado.
Este template traz um e-mail de boas-vindas ativo e nomes de automação com resíduo de versionamento ("copy 1", "[V.3]"). Antes de operar, revise remetente, destinatário e corpo do e-mail, e renomeie as automações para os nomes da sua operação, para não deixar rastro de teste em produção.
Antes de avançar, confirme que você entende:
- Quais fases compõem o processo e em que ordem o cliente flui entre elas
- Que o agente resume o contexto comercial no Comentário AI ao criar o card
- Que a movimentação entre fases é manual, feita pelo responsável de cada etapa
- Que a automação de prazo calcula a data esperada de fim 20 dias após o início da implementação
- Que o e-mail de boas-vindas dispara ao criar o card e precisa ser revisado
- Que a privacidade do pipe foi mantida restrita ao time de sucesso do cliente
