Contas a Receber: configure o template

Quando a cobrança vive em uma planilha e na caixa de e-mail, fica difícil responder três perguntas ao mesmo tempo: quem está devendo, quanto, e há quanto tempo. Cada valor em aberto depende de alguém lembrar de cobrar, e o que atrasa costuma aparecer só quando já virou prejuízo.

Ao terminar este artigo, você vai ter o pipe de Contas a Receber configurado para o seu processo e rodando com um primeiro card de teste. Você já clonou o template, então o trabalho não é construir do zero: é adaptar o que já veio para a forma como a sua empresa cobra.

📖  O que você vai entender aqui:

O que você tem nas mãos agora

Você não precisa construir nada disso do zero. O template já vem com a estrutura montada, e o seu trabalho é ajustá-la ao jeito que a sua empresa cobra.

O template chega com cinco fases na ordem em que a cobrança acontece: Triagem por IA, Tentativa de Cobrança, Verificação, Recebido e Arquivado. As duas últimas são fases finais: um card em Recebido encerra como pago, um card em Arquivado encerra como não recebido.

Na entrada, o formulário inicial já pede o que você precisa para começar a cobrança: Nome do Cliente, E-mail do Cliente, Telefone do Cliente, Detalhes da Compra, Nota Fiscal, Documento Comprobatório de Crédito e Histórico de Pagamentos. Os três últimos são campos de anexo, pensados para você juntar a papelada do débito já na abertura do card.

Cada fase vem com os campos que aquele momento da cobrança exige. A fase Triagem por IA traz Pontuação de Risco, Grupo de Risco, Comentários da Análise de Risco, Análise Histórica, Estratégia de Cobrança Sugerida e Valor Devido. A Tentativa de Cobrança traz Analista, Etapas de Cobrança, Observações e Data e Hora da Próxima Tentativa. A Verificação traz os campos de conferência do pagamento.

• Saiba mais: Como personalizar um template para o seu processo

Configure para o seu processo

Comece pelo formulário inicial

O formulário inicial define o que entra no processo. Revise cada campo e decida quais são obrigatórios para a sua cobrança. Um bom começo é marcar Nota Fiscal e Valor como obrigatórios: sem esses dois, o card entra sem a informação mínima para cobrar.

• Saiba mais: Tipos de campo disponíveis no Pipefy e quando usar cada um

Ajuste a fase Triagem por IA

Esta é a fase onde o débito é classificado antes de você agir sobre ele. O campo Grupo de Risco já vem com três opções: Alto, Médio e Baixo. A ideia é que cada card receba um grupo, e esse grupo oriente como você cobra: um débito de Grupo de Risco Alto pede contato mais próximo e mais cedo, um de Baixo pode seguir na régua padrão de e-mail.

O campo Estratégia de Cobrança Sugerida é onde essa recomendação fica registrada, e o Valor Devido carrega o quanto está em aberto. Comece definindo, com o seu time, o que caracteriza cada grupo de risco na sua empresa: histórico de atraso, valor do débito, tempo de relacionamento com o cliente. Esse critério é seu, não da ferramenta.

A decisão de como cobrar cada cliente continua sendo sua. Os campos de risco existem para organizar essa decisão, não para tomá-la no seu lugar.

Decida o que fazer com as duas ações de IA

O template traz duas ações de inteligência artificial já montadas, e as duas chegam desligadas. Elas não vão rodar até que você as ative de propósito. Vale entender o que cada uma faz antes de decidir.

A primeira, chamada Triagem por IA, é acionada quando o card é criado. A instrução dela pede para ler os documentos anexados, verificar se estão completos, apontar o que falta e preencher os campos da fase de triagem com base nessa leitura. Na prática, ela adianta o preenchimento da análise de risco a partir da nota fiscal e do histórico de pagamentos que vieram no formulário inicial.

A segunda, Validação por IA, é acionada quando um campo é atualizado, e foca em conferir a nota fiscal: checar conformidade, extrair dados como número, data e valor, e classificar a situação. Ela ajuda no momento em que você precisa confirmar se o valor pago bate com o que foi cobrado.

O critério para ativar: se o seu volume de cobrança é alto e os documentos chegam padronizados, ativar a Triagem por IA economiza o preenchimento manual da análise. Se o volume é baixo ou os documentos variam muito, talvez faça mais sentido manter o preenchimento manual no começo e ativar a IA quando o processo estiver estável.

• Saiba mais: O que são os AI Agents do Pipefy e o que eles conseguem fazer

Configure a fase Tentativa de Cobrança

É aqui que o contato com o cliente acontece. O campo Etapas de Cobrança já vem como um checklist com três itens: Notificar cliente por e-mail, Notificar cliente por telefone e Fazer nova tentativa de cobrança. Ajuste esses itens para refletir a régua de cobrança da sua empresa, adicionando ou removendo etapas conforme o seu processo.

Atribua um Analista responsável pela cobrança de cada card, para que nenhum débito fique sem dono. Use o campo Data e Hora da Próxima Tentativa para agendar o próximo contato, o que evita que um card pare nesta fase e seja esquecido.

Configure a fase Verificação

Esta é a fase de conferência do pagamento. O campo Confirmação de pagamento recebida? define se o dinheiro entrou. O Método de pagamento registra como (Cartão de crédito, Cartão de débito, Cheque ou Dinheiro), e o Comprovante de pagamento guarda a evidência.

O ponto de atenção é a reconciliação: o campo O valor pago corresponde à nota fiscal? e o campo Quanto está faltando? existem para tratar o pagamento parcial. Configure o seu processo para que, quando o valor não bater, o card não avance para Recebido antes de resolver a diferença.

As automações que já vêm ligadas

O template traz três automações. Vale conhecer o estado real de cada uma antes de operar:

• Enviar e-mail de cobrança: está ligada. Dispara o envio de um template de e-mail de cobrança para o cliente quando o campo gatilho é atualizado. É a única das três que já roda desde o clone.
• Triagem por IA: está desligada. É a ação de IA que lê os documentos e preenche a análise de risco.
• Validação por IA: está desligada. É a ação de IA que confere a nota fiscal na verificação.

• Saiba mais: Como funcionam as automações no Pipefy: regras, gatilhos e ações

Coloque para rodar

Antes de usar o pipe com clientes reais, crie um card de exemplo e percorra o fluxo inteiro. Preencha o formulário inicial com uma nota fiscal de teste, mova o card pelas fases e verifique se:

• O e-mail de cobrança dispara quando esperado e chega com o conteúdo certo.
• Um Analista é atribuído na Tentativa de Cobrança.
• A fase Verificação segura o card quando o valor pago não bate com a nota.
• O card fecha corretamente em Recebido quando pago, e em Arquivado quando não recebido.

Se você ativou alguma das ações de IA, confirme neste teste que ela preenche os campos certos ao rodar. Só depois de o card de teste percorrer o fluxo inteiro sem falha, comece a operar com cobranças reais.

Membros, acesso e higiene do template

Ao clonar, este pipe nasce aberto para toda a organização. Como Contas a Receber lida com dado financeiro sensível, nota fiscal, valor devido e histórico de pagamento de clientes, o primeiro ajuste de segurança é restringir a privacidade e adicionar apenas o time que opera a cobrança.

• Saiba mais: Papéis e acessos no Pipefy: quem pode ver e fazer o que

Antes de avançar, confirme que você entende:

• As cinco fases do template e o que acontece em cada uma
• Como o Grupo de Risco orienta a estratégia de cobrança de cada card
• Que as duas ações de IA vêm desligadas e o critério para ativá-las
• Que os campos de saída e a instrução de cada ação de IA precisam ser conferidos antes de ligar
• Que a automação de e-mail de cobrança já está ligada e não deve ser desativada por engano
• Que o pipe nasce aberto para a organização e precisa ter a privacidade restrita
• Que um card de teste percorreu o fluxo inteiro antes de operar com clientes reais