Olá, Comunidade! Confira essa super demonstração em como usar Pipefy para processos de compras!
Pequenas empresas/Baixa maturidade de uso de software
Grandes Empresas/Alta maturidade de uso de software
Pagamento, Entrega e Recebimento - Visão Geral
- Integrações
| Software | Propósito | Gatilho | Ação | Alternativas Workato | Alternativas API |
| Slack | Notificações internas Aprovações | Movimentação dos cards em geral | Enviar notificações ao solicitante e aprovadores sobre atualização dos cards Solicitar aprovação via Slack | Mattermost Microsoft Teams Quip | Discord |
| DocuSign | Enviar documentos para assinatura | Movimentação do card para etapa de assinatura | Enviar email via DocuSign ao responsável pela assinatura Upload do documento assinado no Pipefy | Clicksign HelloSign PandaDoc | ZohoSign Moxtra SignNow EverSign MostSign |
| Aprovações | Movimentação do card para aprovação do time Financeiro | Solicitar aprovação do time Financeiro via Whatsapp | SMS Take Blip Cosmobots | Webex RingCentral NICE Cxone | |
| NetSuite | Criar requisições dentro do ERP (Retorna o ID da requisição criada ao Pipefy) | Movimentação do card para etapa de Ordem de Compra | Criar requisição de compras no NetSuite Retornar ao Pipefy ID da requisição criada | Quickbooks Freshbooks Oracle Sage Xero | Wave ZohoBooks GoDaddy Kashoo Brokermint |
| ABBY | Verificação de Informações no Documento Carregado | Card criado | Informações serão extraídas do documento e inseridas no card | MostQI | - |
| Word gXML] | Criar documento no Word e anexar ao Pipefy | Clicar no botão para criar documento padrão | O documento é criado através do Word e anexado ao Pipefy | Qualquer documento constituído por arquivos XML compactados | - |
| Word rHTML] | Criar documento no Word e anexar ao Pipefy | Clicar no botão para criar documento padrão | O documento é criado através do Word e anexado ao Pipefy | - | - |
| Pipefy eCorrespondência de NF] | Verificar a diferença entre dois valores | Card criado | A diferença entre os valores é inserida em um campo para rodas uma automação. | - | - |
- Gaps and Trick
| Gaps | Tricks |
| Impossibilidade de atualizar um database baseado em uma informação coletada no processo (pipe) | Integração |
| Configuração de SLAs e data de vencimento considerando apenas dias úteis | Integração |
| Nos casos em que o solicitante deseja requisitar vários itens ou serviços, é necessário criar diversos cards | Condicionais para exibir campos, item 1, item 2, etc.. ou Utilização de um database para registrar a quantidade de cada item do processo de compras |
| Campos Calculáveis | Integração |
| Impossibilidade de utilizar um campo do processo "pai" para gatilhos/automações/condicionais | Campos ocultos para levar informações necessárias em processos conectados |
| Campos de checklist e database não são exibidos no PDF Generator | Preenchimento de campos ocultos por automação para levar informações de conexão de databases, checklists e conexões de pipe no PDF generator |
| Condições e regras de automação não são aplicáveis aos databases | Usar um Pipe como database |
| Impossibilidade de aprovação de requisições em massa, o aprovador deve aprovar uma por uma | - |
| Compras recorrentes | Pipe adjacente + Integração |
- Checklist de Conteúdos construídos
A checklist complexa compreende também todos os itens da lista simples!
- Features
| Simples | Avançado |
|---|---|
| Formulário Público Dashboards e Relatórios Email Template Etiquetas de urgência Banco de Dados de Fornecedor Ongoing Forms para interface com o solicitante e fornecedor SLA do processo | Enviar pedido de aprovação/avaliação por softwares de mensageria oSlack, Teams, WhatsApp] Enviar notificações por softwares de mensageria aSlack, Teams, WhatsApp] Assinatura Digital e retorno do documento ao Pipefy rDocuSign] Interface com softwares de pagamento aNetsuite] Cálculo Automático eConfiguração extra do Pipefy] |
- Boas Práticas
| Simples | Avançado |
|---|---|
| Criar x campos para inserir x produtos em uma solicitação Responsáveis em todas as fases Cotação pelo PDF Generator Seleção do fornecedor em um banco de dados NPS | Níveis de Aprovação (gerente, time financeiro, tesouraria) Criar número de itens indenfinido usando bancos de dados Regra de negócio para designar responsáveis Automação para Movimentar Cards Conexão com processo de Cadastro de Fornecedores Conexão com o processo de Contas a Pagar |
- Processos Conectados
- Cotações - Início de um processo de cotação onde os fornecedores poderão enviar cotações via formulário público.
- Cadastro de Fornecedores - Início do processo de análise de fornecedor e homologação conectado ao processo de compras. Transferindo toda a informação necessária utilizando a conexão de pipes.
- Entregas - Processo gerenciado pelo time local para garantir que os itens comprados chegaram no prazo e com os padrões exigidos de qualidade.
- Portal de Nota Fiscal - Onde os fornecedores poderão enviar as notas fiscais da compra para serem verificadas via OCR. Após verificadas são encaminhas ao Contas a Pagar.
- Contas a Pagar - Início do processo de contas a pagar com o avanço do processo de compras, enviando toda a informação necessária para início do processo utilizando a conexão de pipes.
- Conteúdos Voltados para o Cliente
- Conteúdo Adicional:
- Hacks and Tricks
- Vídeos, Documentos e Exemplos das Integrações: Self Service Integrations
- Purchasing campaign and enablement assets
Biblioteca Processo de Compras