Onboarding de Colaboradores: configure o template

A data de chegada está marcada, mas os documentos estão em mensagens diferentes, o contrato ainda depende de conferência e ninguém sabe se a agenda do primeiro dia foi enviada. Quando cada pessoa acompanha uma parte da admissão por fora do processo, o RH precisa reconstruir o contexto a cada passagem.

Ao terminar este artigo, você terá um caminho para adaptar o pipe à sua empresa, testar a conferência documental e as comunicações e acompanhar cada colaborador até a avaliação de onboarding. Pense na chegada de uma analista em modelo híbrido: o mesmo card reúne a documentação, o retorno do RH, a assinatura e as reuniões que precisam estar combinadas antes do início.

📖 O que você vai entender aqui:

O que você tem nas mãos agora

Cada card representa a jornada de um colaborador. O formulário inicial identifica a pessoa, a posição e o contexto da contratação. Depois, o trabalho passa por Aguardando Documentação, Análise do RH, Revisão do Colaborador, Assinatura do Contrato, Primeiro Dia, Avaliação de 30 Dias e Avaliação de Onboarding. A revisão do colaborador é o caminho de complementação documental, com retorno à análise, quando necessário.

Avaliação de Onboarding é uma fase final. Arquivado também encerra o card e serve ao tratamento de casos que o RH decidir retirar do fluxo. Defina com o time quais situações seguem para cada saída.

A estrutura combina comunicações por email, movimentações e uma automação de análise documental com IA. Essa análise é executada por uma regra do pipe, sem exigir que você configure um AI Agent separado. A conexão Posição ajuda a vincular a contratação à referência do cargo e precisa apontar para a base correta da empresa.

Você parte de uma estrutura organizada. A adaptação consiste em fazer os critérios de contratação, os responsáveis, os documentos, as mensagens e os encaminhamentos refletirem a operação real do RH.

Configure para o seu processo

1. Prepare a entrada da contratação

Decida quem inicia a jornada e quem acompanha a contratação. Use Gerente de contratação para indicar o gestor e combine com ele quem registra a data de chegada. Nome do funcionário, o email pessoal e Posição são informações obrigatórias no formulário inicial; o gerente e Data de início precisam de uma definição operacional mesmo quando o preenchimento não é obrigatório.

Antes de receber solicitações reais, abra a configuração de Posição, confirme o pipe ou database de destino e selecione uma referência válida. Teste com uma posição da empresa. A regra de preenchimento de informações da posição também deve ser conferida para garantir que origem e destino correspondam ao que você quer aproveitar no onboarding.

Ajuste Tipo de contrato à política da empresa. As opções incluem Emprego permanente, Termo certo, Emprego ocasional, Zero hora e Tempo integral; substitua as que não representam os vínculos que o RH utiliza. Em Tipo de Emprego, avalie Presencial, Híbrido e Remoto e defina quando registrar Número de horas de trabalho remoto por semana. Se quiser mostrar esse detalhe apenas nos modelos pertinentes, configure a condicional e teste sua exibição.

Defina o uso de Data de início como referência de planejamento. Combine prazos de documentação e preparação com o time, sem presumir que preencher essa data agenda reuniões ou movimenta o card. Para adequar a estrutura sem perder seu objetivo, consulte como personalizar um template para o seu processo.

2. Organize a coleta em Aguardando Documentação

Defina o conjunto de informações necessário para a admissão e quem o confere. A etapa reúne identificação, endereço, contato de emergência, dados bancários e anexos como Documento de identidade, Comprovante bancário e Comprovante de residência. Os campos dessa fase permitem preenchimento opcional; torne obrigatórios os itens que o RH realmente precisa receber antes da análise, de acordo com o procedimento da empresa.

Revise os países atendidos, as opções de relação com o contato de emergência e a finalidade de Outro. Se adotar condicionais para esse complemento, confira que o campo aparece na situação esperada. Oriente o uso de Anexos adicionais para documentos previstos na admissão, evitando solicitar informações sem finalidade definida.

A criação do card aciona uma comunicação. Confira se a mensagem oferece o caminho correto para o colaborador devolver os dados, com destinatário dinâmico e instruções claras. Se a resposta for coletada por formulário de fase, exponha apenas os campos necessários.

• Veja quando usar o Formulário de Fase no Pipefy.

Há uma regra de movimentação para Análise do RH acionada pela atualização de um campo. Antes de operar, confira na regra qual campo dispara o avanço e ajuste o critério para representar documentação pronta para conferência. Atualizar um dado de identificação e concluir toda a documentação são momentos diferentes da jornada; o piloto deve demonstrar que o avanço ocorre no momento definido pelo RH.

3. Adapte a análise e a decisão do RH

Em Análise do RH, defina o responsável em Analista de RH e a forma de decidir se os dados e documentos são suficientes. A automação com IA é acionada quando o card entra nessa fase. Suas instruções pedem comparação entre as informações declaradas e os documentos de identidade, residência e banco, além de uma justificativa e de um pedido de correção quando necessário.

Revise as referências de campos nas instruções e nos destinos da resposta. Confirme que nome, país, CPF, endereço, nascimento e dados bancários apontam para o colaborador certo, e que cada anexo corresponde ao documento descrito. Adapte os critérios ao procedimento do RH e teste a entrega em Revisão de IA, O funcionário passa na avaliação? e O que deve ser revisto?, conferindo o mapeamento na configuração da regra.

O benefício é chegar à conferência humana com uma análise organizada, sem reescrever o contexto a cada documento. O analista continua responsável por ler o resultado, conferir os anexos e decidir o encaminhamento. Defina quem pode corrigir a resposta da IA e quem autoriza o avanço.

Registre o valor acordado em Salario e confira o uso de Gerar contrato para assinatura, Contrato gerado e Próxima Etapa no procedimento de aprovação. Há regras de avanço para revisão do colaborador e para assinatura que compartilham um evento de atualização de campo. Confirme o campo desse evento e ajuste as condições para que apenas o destino adequado seja acionado em cada decisão.

4. Feche a complementação na Revisão do Colaborador

Quando houver pendências, envie uma orientação específica sobre o que precisa ser corrigido. A entrada em Revisão do Colaborador aciona um email; confira se o conteúdo inclui as pendências revisadas pelo RH e o meio para responder.

O colaborador pode complementar a resposta, anexar documentos e marcar Confirmo que completei as informações solicitadas. Ajuste a redação das instruções, inclusive a apresentação de Escreva aqui foi solicitado, para que a pessoa saiba o que devolver. A confirmação preenchida é condição da regra de retorno à Análise do RH; verifique o vínculo do gatilho e teste essa passagem.

Ao retornar, a análise com IA é acionada novamente pela entrada na fase. Garanta que a nova análise tenha acesso aos documentos atualizados. Se os anexos da complementação ficarem apenas em Anexe aqui quaisquer documentos, ajuste as referências usadas na análise ou defina a atualização dos anexos originais pelo RH antes da nova conferência. Assim, a revisão considera a resposta mais recente.

5. Prepare a assinatura e confira sua conclusão

Em Assinatura do Contrato, o objetivo é acompanhar o envio e a devolução do documento aprovado. Confira os dados que precisam compor o contrato, o modelo utilizado, quem autoriza o envio e quem assina. A entrada nessa fase aciona uma atualização de campo identificada como geração de documento. Abra a ação e confira o que ela efetivamente preenche antes de usar a ação como parte do procedimento.

Para realizar geração e envio por um serviço de assinatura, configure o mecanismo adotado pela empresa e teste o resultado. Use Contrato enviado para assinatura?, com Sucesso ou Erro, e Mensagem de Erro para registrar e tratar o retorno. Esses registros precisam corresponder ao envio real, sem substituir sua confirmação.

Só prossiga para o primeiro dia após conferir Contrato assinado? e o anexo Contrato assinado, conforme o critério do RH. Defina quem faz essa conferência e move o card. Se quiser movimentação automática, configure uma regra com a condição de assinatura concluída e teste também um caso com assinatura pendente.

6. Combine a agenda do Primeiro Dia

A chegada precisa ter horários e pessoas confirmados. Em Primeiro Dia, indique o Analista de RH e registre as reuniões de TI, apresentação da empresa e Comitê de Cultura. Adapte os encontros à rotina do time e confira datas, horários e fuso antes de comunicar a agenda.

Preencher Enviar cronograma de integração e plano de treinamento? aciona o envio de email quando o campo está preenchido. Revise o template para incluir a agenda e o plano correto, além de links e destinatários que funcionem para quem está chegando. Se a empresa usa convites de calendário ou provisionamento de acessos, atribua essas tarefas aos times responsáveis ou configure as integrações correspondentes. O envio do cronograma precisa ser testado separadamente dessas entregas.

7. Acompanhe a Avaliação de 30 Dias

Combine com o Gerente de contratação quem acompanha o período inicial e quando registra a avaliação. Em Avaliação de 30 Dias, documente se a pessoa atende às expectativas, preserve Pontos de atenção e use Comentários para o contexto necessário ao acompanhamento.

Adapte o marco de 30 dias e os critérios de avaliação à política da empresa. Defina o que acontece quando a resposta é Não, quem combina as ações de acompanhamento e em que momento o card pode avançar. Para lembrar o gestor na data planejada, configure o alerta ou a regra de prazo pertinente e teste sua execução; a passagem do tempo deve ter um responsável definido.

8. Encerre a jornada com a avaliação de onboarding

Na entrada em Avaliação de Onboarding, uma regra envia a comunicação de avaliação. Ajuste a mensagem e o formulário para coletar a percepção sobre conteúdo, duração dos eventos, materiais, nota final de 1 a 10 e comentários. Defina quem lê os retornos e transforma os pontos recorrentes em melhorias para a próxima turma.

Essa fase já é final. Portanto, combine se o encerramento operacional representa o envio da pesquisa ou se o RH precisa aguardar a resposta. Se a conclusão depender da resposta, ajuste a configuração da fase final e o caminho de encerramento antes de operar. Para Arquivado, estabeleça motivos e responsáveis, preservando o histórico necessário ao acompanhamento interno.

As automações que já vêm ligadas

O pipe tem 11 automações ativas. Use a lógica de evento, condição e ação para revisar cada uma. O artigo como as automações funcionam no Pipefy aprofunda essa leitura.

• Na criação do card, uma regra envia email e outra atualiza informações da posição. Confira o template e o mapeamento dos campos conectados.
• Na entrada em Análise do RH, uma regra executa a análise com IA. Revise instruções, documentos consultados e campos de saída.
• Uma atualização de campo aciona o avanço para Análise do RH. Confirme o campo e acrescente o critério de documentação pronta para análise conforme o procedimento definido.
• Na revisão do colaborador, uma regra envia email na entrada e outra retorna à análise após a atualização do campo vinculado à confirmação, com condição de preenchimento.
• A decisão do RH tem duas regras de movimentação acionadas pela atualização do mesmo campo. A regra de devolução verifica o preenchimento de dois campos; a de assinatura verifica uma resposta igual a Sim. Identifique esses campos na configuração e separe os caminhos por critérios que não concorram entre si.
• Na entrada em Assinatura do Contrato, uma regra atualiza campo. Confira a ação e o mecanismo de geração de documento antes de depender desse resultado.
• No Primeiro Dia, uma atualização do campo de envio do cronograma, com condição de preenchimento, envia email.
• Na entrada em Avaliação de Onboarding, uma regra envia email com a avaliação.

Ao todo, são quatro envios de email, duas atualizações de campo, uma análise com IA e quatro movimentações. Trate a revisão com IA como uma automação do pipe e mantenha a conferência humana na decisão de encaminhamento.

Coloque para rodar

Faça um piloto com dados fictícios e caixas de email controladas pelo time. Percorra uma contratação como a da analista em modelo híbrido, verificando o resultado esperado em cada passagem.

• Crie o card com posição válida, gestor, data de início e email de teste. Confira a comunicação inicial e o preenchimento esperado das informações da posição.
• Complete os dados e anexos da documentação. Antes da entrega completa, confirme que o card permanece no ponto definido pelo RH; ao cumprir o critério de envio, confira a entrada em Análise do RH.
• Use documentos de teste com uma divergência proposital. Confira a análise da IA e a leitura pelo analista. Registre a decisão de devolver e confirme que apenas o caminho de Revisão do Colaborador é acionado.
• Responda ao pedido de correção e marque a confirmação. Confira o retorno à análise e verifique se a nova resposta da IA considera os anexos corrigidos.
• Aprove a documentação e acione o avanço autorizado. Confira que o card chega apenas à Assinatura do Contrato, com o documento adequado. Teste um retorno de erro no envio e confirme quem trata a pendência. Só avance com a assinatura conferida e o arquivo anexado.
• No Primeiro Dia, preencha os horários e acione o cronograma. Abra o email recebido e confira destinatário, datas e links. Verifique separadamente as tarefas de TI e os convites que sua empresa definiu.
• Registre a avaliação de 30 dias, incluindo um cenário com ponto de atenção. Confira quem acompanha a ação e como o card segue para a pesquisa final.
• Entre em Avaliação de Onboarding, responda à pesquisa e confira o encerramento conforme o critério definido. Em outro card, teste o caminho de Arquivado com motivo e responsável registrados conforme o procedimento do RH.

Se uma passagem não produzir o resultado esperado, confira o histórico da automação, o campo do gatilho, as condições, os destinos e as permissões antes de repetir. Para aprender a ajustar essas regras com a base do processo, retome as aulas de automações e conexões da Certificação de Gerente de Processos do Pipefy.

Membros, acesso e higiene do template

Antes de inserir documentos reais, configure o pipe como privado e revise os membros. A estrutura inicial usa visibilidade pública do pipe dentro da empresa; restrinja o acesso a quem precisa acompanhar a admissão. Administradores da empresa continuam com acesso conforme as permissões da plataforma. O artigo permissões no Pipefy ajuda a definir os papéis.

Separe o acesso à configuração, à análise documental e às respostas do colaborador. Confira também os formulários compartilhados e as bases conectadas. CPF, documentos, salário e dados bancários exigem que os destinatários e o conteúdo de cada comunicação sejam escolhidos conforme a finalidade da etapa.

Revise remetentes, destinatários, cópias fixas, links, variáveis e instruções dos quatro templates de email associados às regras. Limpe dados fictícios e anexos de teste conforme o procedimento interno, retire pessoas de teste, ajuste etiquetas como Finance, Human Resources, AdministrativE e Equipment sent ao vocabulário do time e remova sufixos como (Copy 1), quando existirem. Confira referências antigas nos nomes das automações sem alterar seus vínculos por engano.

Antes de avançar, confirme que você entende:

☐ Ajustei os vínculos de contratação, a posição, os responsáveis e os prazos à operação do RH.

☐ Defini os documentos necessários e testei o momento do avanço para análise.

☐ Conferi as referências da IA e a nova análise dos documentos complementados.

☐ Testei a aprovação e a devolução com destinos exclusivos e validação humana.

☐ Validei o contrato, o envio, o tratamento de erro e a confirmação de assinatura.

☐ Conferi os quatro emails, a agenda, as avaliações e as duas saídas finais.

☐ Revisei as 11 automações, os acessos, os formulários compartilhados e os resíduos de teste.