👤 Para quem faz recrutamento e seleção e vai operar o processo no Pipefy
🔐 Disponível em todos os planos
🎯 Para quem acabou de clonar o template de Recrutamento e Seleção e precisa deixá-lo pronto para receber candidatos
Contratar por e-mail e planilha significa currículo perdido na caixa de entrada, candidato sem retorno e nenhuma visão de quem está em qual etapa. Quando várias vagas correm ao mesmo tempo, ninguém sabe mais onde cada pessoa parou.
Ao terminar este artigo, você vai ter o pipe de Recrutamento e Seleção configurado para o seu processo, com os agentes de IA lendo currículos e o fluxo pronto para operar com candidatos reais.
📖 O que você vai fazer aqui:
O que você tem nas mãos agora
Ao clonar o template, você recebe um processo de contratação inteiro montado. Não precisa construir do zero, precisa adaptar ao seu contexto.
O pipe já vem com sete fases nesta ordem: Leitura do Currículo, Análise de Aderência, Diversidade e Fit Cultural, Análise de Diversidade e Fit, Triagem Curricular, Seguir para R&S e Não seguir. As duas últimas são fases finais, onde o card encerra.
Três dessas fases já trazem um agente de IA embutido: Leitura do Currículo, Análise de Aderência e Análise de Diversidade e Fit. São eles que fazem o trabalho pesado de ler e classificar cada candidato, e você vai ativá-los mais adiante.
O formulário inicial também já vem pronto. Ele pede nome completo, e-mail, telefone, perfil no LinkedIn, uma confirmação de que o candidato tem currículo e o anexo do currículo em si. É por esse formulário que cada candidato entra no processo e vira um card.
O pipe clonado chega com o sufixo "(Copy 1)" no nome. Renomeie para o nome da sua vaga ou do seu time antes de compartilhar, para o time não confundir com o original.
Configure para o seu processo
Aqui está o passo a passo para deixar o template com a cara do seu processo. A ordem importa: configure a entrada primeiro, depois cada fase, por último os agentes.
1. Ajuste o formulário inicial
Abra a aba Formulário inicial. Os campos de contato já estão prontos. O que você precisa revisar:
O campo "Você tem currículo?" é do tipo Radio Select e controla a entrada. Mantenha a opção que aciona o anexo obrigatório do currículo, porque é o anexo que dispara a leitura automática mais adiante.
Confira se o campo de anexo do currículo está marcado como obrigatório. Sem currículo anexado, o agente de leitura não tem o que ler.
2. Configure a fase Leitura do Currículo
Esta é a primeira fase de trabalho e a mais rica em campos preenchidos por IA. Ela já traz o Agente de Leitura de Currículo, que extrai e organiza os dados do currículo anexado. Na prática, o agente faz a leitura que antes era manual: em vez de abrir cada currículo e transcrever dados, você recebe o card já com as informações estruturadas.
É essa etapa que muda a escala do processo: a triagem de currículos passa de cerca de 80 horas de trabalho manual para minutos com os AI Agents lendo e classificando os currículos.
- Se quiser entender como os agentes funcionam por trás, veja: O que são os AI Agents do Pipefy.
Os campos que o agente preenche sozinho, do tipo Long Text: Experiências profissionais, Formação acadêmica, Cursos e certificações, Idiomas, Skills e ferramentas dominadas, Resumo do Perfil e Sinais de Atenção. Você não digita nada neles, o agente escreve com base no currículo.
- Se tiver dúvida sobre qual tipo de campo usar ao adaptar, consulte: Tipos de campo disponíveis no Pipefy
Há também campos de classificação que o agente preenche: Área principal e Nível estimado, ambos Dropdown Select, além de Cidade e Estado. Revise as opções do Dropdown de Área principal e de Nível estimado para bater com as áreas e senioridades que a sua empresa contrata.
O campo Tempo Total de Experiência Profissional é calculado pelo agente a partir dos períodos das experiências. Mantenha como está.
Existe um ponto de decisão importante nesta fase: o campo "Sentiu falta de alguma informação relevante, sendo necessário acionar o candidato?", do tipo Radio Select com Sim e Não. Quando a resposta é Sim, é sinal de que você deve acionar o candidato para pedir os dados que faltaram, um passo manual do recrutador. É o mecanismo que evita reprovar alguém por um currículo incompleto.
O agente de leitura só dispara quando um currículo é inserido no campo de anexo do formulário. Se o candidato entrar sem anexo, os campos de IA chegam vazios. Por isso o anexo precisa ser obrigatório na entrada.
3. Configure a fase Análise de Aderência
Esta fase compara o candidato com a vaga. Ela já traz o Agente de Análise de Aderência, que faz o matching. O ganho aqui é de triagem: o agente pontua a compatibilidade de cada candidato, então você entra na decisão com os aprovados já destacados em vez de comparar currículo a currículo na mão.
- Para configurar seus próprios agentes depois, veja: Como criar seu primeiro AI Agent
Os campos que o agente preenche: Pontuação de Compatibilidade (Numeric, de 0 a 100), Classificação por Área e Classificação por Senioridade (Dropdown Select), além dos campos de detecção de red flags, soft skills e competências (Long Text).
O agente também valida a localização e a disponibilidade do candidato, e avalia a pretensão salarial contra o orçamento da vaga. O campo Classificar Budget é um Radio Select com três estados: Dentro, Acima e Abaixo. É aqui que você vê rápido se o candidato cabe no orçamento.
As Regras Eliminatórias Automatizadas aplicam filtros de corte, como falta de pré-requisitos ou não aceitação das condições da vaga. Revise os critérios eliminatórios para refletir os requisitos reais da sua vaga.
4. Configure a fase Diversidade e Fit Cultural
Esta fase é diferente das outras: ela envia um formulário para o próprio candidato responder. É uma fase de responsável, não de agente.
O conteúdo já vem pronto, com uma mensagem de abertura ao candidato e as perguntas de diversidade e de fit cultural. O envio ao candidato acontece por uma automação de e-mail que já vem configurada nesta fase, com um template de e-mail pronto na aba Email do pipe. Revise o texto e o remetente desse template para o tom da sua empresa antes de usar. As perguntas cobrem identificação com grupos de diversidade, PCD, gênero, pertencimento a minoria, além de perguntas abertas sobre estilo de trabalho e valores.
- Para entender como esse tipo de disparo funciona, veja: Como enviar e-mails automáticos quando um card muda de fase
O template de e-mail vem com um endereço de teste no campo CC. Remova esse CC antes de usar, para não enviar dados de candidatos para um destinatário indevido.
Revise o texto de abertura para o tom da sua empresa, mas mantenha o aviso de que as respostas são opcionais e confidenciais e não afetam a candidatura. Esse aviso é o que torna a coleta ética.
5. Configure a fase Análise de Diversidade e Fit
Aqui o Agente de Análise de Diversidade e Fit Cultural lê as respostas que o candidato deu na fase anterior e gera a leitura de perfil.
Os campos preenchidos pelo agente: Análise Cultural, Soft Skills Percebidas, Estilo de Trabalho, Percepção sobre Diversidade e Resumo do Perfil Cultural (Long Text). Há ainda a Classificação Geral de Alinhamento Cultural, um Radio Select com Alto alinhamento, Intermediário e Desalinhamento, e a Recomendação Final para RH, um Dropdown Select.
Não há o que digitar nesta fase. O trabalho é do agente. O que você faz é ler a recomendação e decidir.
6. Configure a fase Triagem Curricular
Esta é uma fase manual de decisão. Ela traz uma instrução simples: aplicar filtro, mudar para a visualização de lista e usar o recurso "mover em massa" para enviar os candidatos aprovados de uma vez para a próxima etapa.
- Se não conhece o filtro e a visualização de lista, veja: Como usar filtros e visualizações para acompanhar seu processo
Não há campo de IA aqui. É o momento em que você, com todos os dados que os agentes já preencheram, decide quem segue. O trabalho pesado de leitura e classificação já aconteceu antes de chegar até você: a sua decisão é rápida porque acontece sobre candidatos já organizados, não sobre uma pilha de currículos crus.
A decisão que num fluxo manual levaria cerca de 10 dias passa a acontecer em minutos após o currículo entrar. O seu papel de decisão continua sendo o que define a contratação; a diferença é que ele passou a acontecer dentro de um processo que corre em minutos, não em dias.
7. Revise as fases finais
Seguir para R&S e Não seguir são as duas saídas do processo, ambas marcadas como fase final. Confirme que o desfecho de cada candidato cai na fase certa. Um candidato aprovado encerra em Seguir para R&S, um reprovado em Não seguir.
Antes de abrir a vaga, ajuste quem tem acesso. Por padrão, o pipe clonado nasce aberto para toda a organização (qualquer pessoa pode visualizar e entrar como membro), e vem só com você como Admin. Como recrutamento lida com currículo, que é dado sensível, vale restringir a privacidade e adicionar apenas o time que participa do processo, definindo quem vê e edita cada card.
- Para acertar os papéis sem dar acesso amplo demais nem travar quem precisa trabalhar, veja: Papéis e acessos no Pipefy
As cores das fases seguem uma lógica de responsabilidade: as fases de agente têm uma cor, a de responsável tem outra. Mantenha esse padrão ao renomear, ajuda o time a ler o fluxo de relance.
As automações que já vêm ligadas
O template chega com sete automações configuradas. Você não precisa criá-las, só entender o que cada uma faz para não desligar nada por engano.
- Para a lógica geral por trás delas, veja Como funcionam as automações no Pipefy
- Quando um card é criado, o Agente de Leitura de Currículo é acionado para ler o anexo.
- Quando um card é criado e a resposta de "você tem currículo" é Não, o card é movido automaticamente.
- Quando um campo é atualizado, o Agente de Análise de Aderência é acionado.
- Quando o card entra na fase Análise de Aderência, um campo do card é atualizado.
- Quando o card entra na fase de diversidade, um template de e-mail é enviado ao candidato com a pesquisa.
- Quando o card entra na fase de análise de diversidade, o Agente de Análise de Diversidade e Fit Cultural é acionado.
- Quando o campo de conforto para se expressar autenticamente é preenchido, o card é movido.
Coloque para rodar
Antes de abrir a vaga de verdade, teste com um candidato de exemplo.
Crie um card pelo formulário inicial, anexando um currículo real de teste. Acompanhe se o Agente de Leitura de Currículo preenche os campos da primeira fase. Mova o card pelas fases e confirme que o Agente de Análise de Aderência gera a pontuação de compatibilidade e que o formulário de diversidade é enviado. Verifique se as duas fases finais encerram o card corretamente.
Se algum campo de IA chegar vazio, abra a automação do agente daquela fase e confira se o gatilho está apontando para o campo certo, começando pelo anexo do currículo na entrada.
Antes de abrir a vaga, confirme que você:
- Renomeou o pipe removendo o sufixo "(Copy 1)"
- Deixou o anexo do currículo obrigatório no formulário inicial
- Revisou as opções de Área principal e Nível estimado para o seu contexto
- Ajustou os critérios das Regras Eliminatórias para os requisitos da vaga
- Revisou o texto do formulário de diversidade mantendo o aviso de confidencialidade
- Testou o fluxo com um candidato de exemplo do início ao fim
- Adicionou o time de recrutamento e definiu quem vê e edita cada card
- Confirmou que os três agentes de IA preenchem os campos ao mover o card
Pronto para expandir o RH além da contratação? → Pipefy para times de RH: 11 processos para organizar do recrutamento ao desligamento
