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🎯 Para quem quer que o processo notifique as pessoas certas, com as informações certas, sem intervenção manual
Toda mudança de fase representa uma transição de responsabilidade: o processo saiu de uma etapa e entrou em outra. Alguém precisa saber disso. Quando esse aviso depende de alguém lembrar de enviar, o processo trava no momento em que a agenda está mais cheia.
Combinar o gatilho de mudança de fase com um template de e-mail e campos dinâmicos resolve esse ponto de forma permanente: a mensagem certa sai automaticamente para a pessoa certa, com os dados reais daquele card, sempre que o processo avança.
📖 O que você vai entender aqui:
A lógica antes da configuração
Um e-mail automático no Pipefy tem duas partes independentes que precisam existir antes de funcionar juntas.
A primeira é o template: a mensagem em si, com remetente, destinatários, assunto e corpo. O template vive nas configurações de e-mail do pipe e pode ser criado antes de qualquer automação.
A segunda é a automação: a regra que define quando esse template é enviado. O evento mais comum para notificações é "um card entrar em uma fase", mas qualquer evento disponível pode disparar o envio.
A ordem importa: o template precisa existir antes de você configurar a automação. Sem um template criado, ele não vai aparecer para seleção na tela de automações.
Por que mudança de fase é o gatilho certo para notificações
Fases representam transições de estado no processo. Quando um card entra em "Aguardando aprovação", significa que alguém precisa agir. Quando entra em "Concluído", significa que alguém precisa ser informado. A entrada na fase é o sinal mais claro e confiável de que uma comunicação precisa acontecer.
Comparado a outros gatilhos, a mudança de fase tem duas vantagens para notificações.
A primeira é a previsibilidade. O evento acontece uma vez por fase, no momento exato da transição. Não há risco de disparo múltiplo por edições sucessivas no card.
A segunda é o contexto. Quando o card entra na fase, os campos preenchidos naquele ponto do processo já contêm as informações que o destinatário precisa. O template consegue puxar dados relevantes sem lacunas.
Outros gatilhos, como "um campo for atualizado", são mais adequados para notificações granulares ligadas a uma informação específica. Para comunicações de transição de processo, entrada em fase é mais preciso.
O que são campos dinâmicos e qual decisão eles eliminam
Um template sem campos dinâmicos envia sempre a mesma mensagem para todo card. Para processos com variação, isso significa mensagens genéricas que não ajudam o destinatário a agir.
Campos dinâmicos substituem texto fixo por referências aos dados do card. O Pipefy preenche cada e-mail no momento do envio com as informações daquele card específico. O resultado é uma mensagem personalizada gerada automaticamente, sem nenhum esforço adicional.
Campos dinâmicos funcionam em qualquer parte do template: assunto, nome do remetente, destinatário e corpo da mensagem. Um template pode usar até 100 campos dinâmicos.
A decisão que os campos dinâmicos eliminam: quem dispara a notificação não precisa mais abrir o card, copiar informações e compor a mensagem manualmente. A regra já sabe o que enviar e para quem.
⚠ Se um campo não estiver preenchido no card no momento do disparo, o campo dinâmico ficará em branco no e-mail. Antes de ativar a automação, confirme que os campos usados no template são preenchidos antes da fase que dispara o envio.
Como pensar o template antes de criar a automação
O template precisa existir antes da automação. Sem um template salvo, ele não aparece para seleção na tela de automações.
Antes de criar, responda três perguntas:
- Quem precisa saber que o card entrou nessa fase? O destinatário define qual campo dinâmico usar como endereço de envio. Usar um campo do card como destinatário é mais robusto do que um endereço fixo: o e-mail sempre vai para a pessoa certa para aquele card, não para uma caixa genérica.
- O que essa pessoa precisa saber para agir? Liste os campos do card que o destinatário precisa para tomar uma decisão ou executar uma tarefa. Esses são os campos dinâmicos que entram no corpo do e-mail.
- O destinatário precisa responder ou preencher algo? Se sim, inclua o link para o formulário público da fase atual usando o campo dinâmico "Card → link da fase atual". O destinatário consegue responder sem acessar o Pipefy diretamente.
Um exemplo real: onboarding de colaboradores
Processo: onboarding de colaboradores, pipe de RH.
Problema: quando um novo colaborador entrava no processo, alguém do RH precisava enviar manualmente um e-mail de boas-vindas personalizado com nome, organização e contato do responsável. Com volume alto de contratações, a tarefa acumulava e a experiência do colaborador no primeiro dia variava conforme quem lembrava de enviar.
O template configurado:
Assunto: "Seja bem-vindo(a) a [Organização → Nome]"
Remetente: "[Sender → Nome] | Equipe de RH" — combina o nome do responsável pelo card com o time, para que o colaborador saiba quem está enviando.
E-mail do remetente: "Card → Email" — respostas do colaborador chegam direto na caixa do card, mantendo toda a comunicação rastreada dentro do processo.
Destinatário: "Start form → E-mail do colaborador" — cada e-mail vai para o colaborador daquele card específico.
Corpo: texto fixo combinado com campos dinâmicos de nome do colaborador, nome da organização e nome do responsável pelo onboarding.
A automação:
Evento: card entra na fase "Planejamento" Condição: nenhuma (todo colaborador recebe o e-mail) Ação: enviar template "[Planejamento] Email de Boas-vindas ao Colaborador"
Resultado: o e-mail sai automaticamente assim que o card entra na fase de planejamento, personalizado com os dados reais daquele colaborador. O RH não toca em nenhuma mensagem.
O que observar antes de ativar
Campos dinâmicos em branco quebram o contexto do e-mail. Se o template usa o campo "valor da solicitação" mas esse campo só é preenchido depois da fase que dispara o e-mail, o destinatário vai receber a mensagem com uma lacuna. Mapeie a ordem de preenchimento dos campos antes de definir quais entram no template.
Fuso horário afeta campos de data e prazo. O template tem uma configuração de fuso horário que influencia como campos dinâmicos de tempo são exibidos. Se o processo envolve times em fusos diferentes, confirme essa configuração antes de ativar.
O limite de envio é de 2 e-mails por minuto para endereços com domínio Pipefy (@mail.pipefy.com). Em pipes de alto volume, esse limite pode causar atrasos no envio. Conectar um endereço de e-mail via SMTP, Outlook ou Gmail remove essa restrição.
Imagens inseridas pelo editor vencem em 30 dias. Se o template usa imagens como logo ou assinatura visual, hospede-as externamente e insira via HTML para que não expirem.
Antes de avançar, confirme:
☐ O template está criado com os campos dinâmicos corretos e o destinatário definido como campo dinâmico (não e-mail fixo)
☐ Os campos usados no template são preenchidos antes da fase que dispara o envio
☐ Você testou o envio com um card real e confirmou que os campos dinâmicos foram preenchidos corretamente no e-mail recebido
☐ A automação está ativa e o template apareceu corretamente para seleção
