Gerenciar projetos e processos de Marketing já é um desafio. Fazer isso remotamente, naturalmente aumenta o nível de dificuldade. Mas e se eu te disser que não precisa ser tão difícil assim? Pois é. Com Pipefy, essa pode ser uma tarefa muito mais simples do que você imagina! Vem comigo:

Um Marketing de peso tem projetos robustos

Se você ler o meu artigo no LinkedIn sobre como é trabalhar no Marketing do Pipefy, poderá ter uma noção de como nos envolvemos em diversos projetos e inclusive gerenciamos alguns, mesmo sem sermos líderes de time.

No meu caso, eu sou a responsável pelos esforços de conteúdos em português. Sejam traduções, novos blog posts ou mesmo páginas do nosso site.

Porém, essa não é a minha única função na empresa. Eu também produzo conteúdos da mesma natureza em inglês e atualmente estou envolvida em quatro outros projetos.

Sim, é bastante coisa, mas eu não estou só. O meu tiger team de conteúdos em português é composto por mais quatro pessoas, sendo três delas contratadas durante a quarentena.

Minha missão: gerenciar as traduções e conteúdos em Português do Pipefy

A produção e tradução de conteúdos é muito mais complexa do que aparenta ser.

É necessário entender o público, entender as diferenças culturais dos países (no caso Brasil vs. Estados Unidos) e o mais difícil, por incrível que pareça, criar um texto fluido quando traduzido da outra língua.

Para que tudo isso aconteça da forma mais suave e eficiente possível, tenho no time três tradutoras (sendo uma também revisora) e um especialista em SEO.

Do nosso projeto, desenvolvemos um processo, assim mantemos o padrão desejado de execução e, caso uma nova pessoa entre no nosso time, a execução ficará muito mais clara.

Mas agora vamos ao ponto: como é o processo de produção e tradução de conteúdos usando o Pipefy? Acompanhe:

Nosso Pipe é estruturado e automatizado

Como neste momento o time inteiro está remoto, overcomunicar é necessário. Sendo assim, detalhei o nosso processo da melhor forma possível e o dividi em 11 fases:

• Backlog

• Priorizado

• Fazendo

• Revisão/edição 

• Revisão de SEO

• Pronto para design

• Solicitações para design

• Publicando

• On hold

• Feito

• Arquivado

Dentro de cada fase, alguns campos são obrigatórios, como urgência do conteúdo, responsáveis pela entrega, prazos e observações.

Além disso, conectei nosso Pipe com o Pipe de Marketing Design e com o Pipe de SEO. Assim garanto que não apenas a entrega da tradução e do conteúdo escrito será feita, mas também terá artes profissionais feitas pelo time de design e estará otimizado para o Google e outras ferramentas de busca pelo time de SEO. É um pacote completo!

Como funcionam processos/projetos conectados?

O Pipefy permite não apenas a conexão entre dois ou mais Pipes, mas também a automação da troca que será feita entre estes processos. Usando como exemplo o nosso caso, temos duas conexões essenciais:

1. Conteúdos em Português <> Revisão de SEO

Assim que o Card é movido da fase Revisão/edição para a fase Revisão de SEO no nosso Pipe, um novo Card (ou Card Filho) é criado no backlog do Pipe de SEO. Lá acontece o processo específico daquela atividade e daquele time e, assim que finalizado (o Card entrou em Feito), automaticamente o Card Pai é movido para a fase Pronto para design novamente em nosso Pipe. Com esse processo, podemos escrever o briefing perfeito para o time criativo.

2. Conteúdos em Português <> Peças de Design

Feito o briefing, o Card Pai passa para a fase Solicitações para design no nosso Pipe, um novo Card Filho é criado no backlog do Pipe de Marketing Design e, assim que eles marcam a solicitação como feita, o Card Pai vai automaticamente para a fase de Publicando novamente em meu Pipe. A partir daí, sabemos que podemos continuar com o nosso processo e entregar a solicitação com todos os componentes em mãos.

Como entram as solicitações para o time de traduções?

Por meio de um formulário online (ou Public Form) totalmente personalizado para as necessidades do meu processo.

No meu caso, inclusive adicionei campos condicionais e obrigatórios, o que faz com que os solicitantes nos enviem um briefing mais assertivo e estruturado.

Este é o nosso formulário público:

Dependendo da resposta que recebemos no campo “What are you looking for?” (ou “O que você está procurando?” em português), por exemplo, novos campos se abrem logo abaixo solicitando a URL original do documento ou texto, entre outros detalhes.

Como as entregas são controladas?

Como gestora de um projeto, é muito importante ter visibilidade do que o meu time está fazendo - principalmente em uma operação remota - e o Pipefy é extremamente intuitivo nesse sentido. Olha só esse exemplo de Card:

Observe como ele já traz o deadline, o nome da solicitação, o tipo de solicitação e quem é a pessoa responsável por essa entrega. Muito bom, né? E o melhor de tudo é que essa hierarquia do Card é personalizável, então caso o mais importante para mim fosse o tipo de tradução (“Landing page”), ela poderia estar em primeiro lugar em negrito.

Como essas entregas são reportadas aos líderes?

Simples: com os Relatórios Avançados. Essa área exclusiva de reports me ajuda a escolher, com facilidade, exatamente as informações que preciso passar aos meus líderes. No caso, mensalmente eu meço o número de:

• Traduções feitas

• Novos conteúdos

• Atividades entregues por pessoa do time

No fim, o report fica mais ou menos com essa cara (imagem ilustrativa):

Mas, caso eu queira, também posso fazer o download dos dados em Excel.

Maximizando a forma com que uso o Pipefy, consigo ter controle de ponta a ponta não apenas do projeto pelo qual eu respondo, mas também de outros projetos que participo no meu dia a dia. A ferramenta combinada com um time de alto nível, só me faz trazer resultados ainda melhores para o meu departamento e, é claro, para a empresa também!

E você, como usa Pipefy para gerenciar seus processos e projetos?