Já pensou em ter um processo de faturamento 100% automatizado ?
Como parte do desafio proposto pela Pipefy aos colaboradores durante o Hackathon Honey Badgers 2024, tive o prazer de trabalhar com meus colegas do time de dados e de ferramentas aqui da Pipefy no desenvolvimento de um case de negócio envolvendo nosso produto e algumas aplicações do nosso tech stack para automatizar um processo de faturamento das cotações que recebemos assinadas de nossos clientes, e o resultado foi excelente.
Nossa equipe, HoneyData (na tradução fica engraçado, né?), procurou resolver uma dor interna que afeta 6 times. Nosso processo de faturamento era manual, lento e custava várias horas de muitos profissionais da empresa. A ideia, então, foi automatizar todo o processo a partir do momento em que recebemos as cotações dos contratos assinados pelos clientes, de forma que a própria plataforma da Pipefy pudesse identificar irregularidades nessas cotações, aprovar, enviar para o responsável por aquele contrato assinar, receber novamente e enviar para nossos sistemas para finalização. E não é que conseguimos resolver esse desafio em 2 dias?
Como dores e desafios, tínhamos a utilização de mais 4 ferramentas para validar informações, incluindo Salesforce, Chartmogul e Recurly. Por vezes, essas plataformas possuíam inconsistências nos dados, necessitando trabalho manual de profissionais de vendas, suporte, dados e financeiro para resolver. O SLA ficava lento e tomava as horas de trabalho produtivo dessas pessoas, que poderiam estar realizando atividades mais valiosas. Além disso, havia o risco da perda de informações. Eram mais de 20 profissionais envolvidos, e centenas de alertas resolvidos por ano.
Propusemos um pipe que recebia as informações de cotações do Salesforce, já assinadas pelos clientes. Por meio do Pipefy AI, essas informações eram processadas e analisadas para encontrar irregularidades nas cotações, com posterior aprovação. Após isso, as cotações eram enviadas para os responsáveis (executivos de contas) por e-mail para assinatura, utilizando o Pipesign. Após a assinatura, recebíamos automaticamente essas cotações (PDFs) de volta no pipe para finalização do processo e, caso aprovado, enviávamos uma mensagem para o responsável por e-mail e por Slack. Todo o processo, com exceção das assinaturas dos responsáveis, foi automatizado, evitando os mesmos erros que enfrentávamos todos os meses. Aqui está um fluxograma do processo:
Como outros benefícios específicos, podemos destacar a redução do tempo das equipes ao centralizar a governança de dados, maior controle e segurança, aceleração do ciclo de vendas e maior economia de tempo, além de melhor qualidade de vida dos profissionais.
Como parte do Hackathon, estamos esperançosos com a premiação. Além disso, foi muito interessante estar entre os 10 melhores grupos e ir para a final para apresentar o case para uma banca composta por executivos, gerentes e colaboradores de diversas áreas.
Mais importante, sabemos que já podemos implementar esse processo em nosso dia a dia para melhorar nosso trabalho. Outro aspecto foi descobrir algumas outras utilizações da plataforma para processos internos que não associávamos anteriormente e que podem, sim, ser otimizados. No nosso caso, foi aprender mais sobre integrações e perceber que não precisamos necessariamente saber programar em uma linguagem específica para enviar informações de uma aplicação para outra, porque já temos ferramentas para isso na própria plataforma da Pipefy.
Fica a recomendação para toda a comunidade olhar internamente para seus processos e propor essas atividades também em suas empresas, porque é uma fonte de geração de soluções rápida e prática. Além disso, o uso do Pipefy para uma finalidade sempre abre portas para outras otimizações que nem temos conhecimento.
Espero que vocês possam melhorar seus processos assim como estamos fazendo por aqui. Contem conosco para isso!
Equipe: Guilherme Candian Glenda Paiva Yasmin Calderon Anna Clara Leal Alexandre Langaro
