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🎯 Para quem já tem um pipe rodando e quer operar com controle
Um pipe bem construído resolve metade do problema. A outra metade está em como a equipe opera os cards no dia a dia: criar as solicitações certas, mover pelo processo, editar informações, arquivar o que foi concluído e excluir o que não serve mais. Quando essas operações não estão claras, o processo perde rastreabilidade e o histórico vira ruído.
Ao final deste artigo, você vai saber qual operação usar em cada situação e por que a escolha entre arquivar e excluir importa muito mais do que parece.
📖 O que você vai aprender aqui:
Criar cards: quando e como iniciar uma solicitação
O card representa uma instância do processo: uma contratação, um pedido, uma aprovação. Toda vez que um novo caso entra no fluxo, ele precisa de um card.
A forma mais comum de criar um card é pelo formulário inicial do pipe. Esse formulário coleta as informações de entrada que definem o que será processado nas fases seguintes. Quanto mais bem configurado estiver o formulário, menos retrabalho a equipe terá depois.
Além do formulário, cards também podem ser criados via automação, por integrações com sistemas externos ou pelos recursos de e-mail do Pipefy. Para o dia a dia operacional, o formulário inicial é o ponto de entrada natural.
Se a equipe cria cards manualmente com frequência para situações urgentes, considere uma fase específica para triagem. Ela separa o que chegou por fora do fluxo do que veio pelo formulário e mantém o pipeline legível.
Editar cards: atualizar informações sem perder o histórico
Informações mudam ao longo do processo. Um prazo é revisado, um responsável é trocado, um campo preenchido de forma incompleta precisa ser corrigido. O Pipefy registra essas alterações na linha do tempo do card.
Campos editáveis precisam estar habilitados para edição na fase correspondente. Se um campo está bloqueado em determinada fase, é porque a lógica do processo determinou que aquela informação não deve ser alterada ali.
Além dos campos de formulário, cada card tem campos fixos disponíveis em qualquer fase: responsável, data de vencimento, etiquetas e anexos. Esses campos dão contexto operacional ao card e podem ser editados a qualquer momento pela equipe.
⚠️ Atenção: editar um campo em uma fase onde está bloqueado exige acesso de administrador do pipe. Se o time relata com frequência que não consegue atualizar informações, verifique a configuração de edição de campos por fase antes de ampliar permissões.
Mover cards: como o progresso se torna visível
Mover um card de fase para outra é o que transforma o Kanban em um registro real do andamento do processo. Cada movimentação indica que uma etapa foi concluída e que o caso está pronto para a próxima responsabilidade.
Cards podem ser movidos arrastando na visualização Kanban ou selecionando a fase de destino dentro do card aberto. Se a fase de destino tiver campos obrigatórios não preenchidos, o Pipefy bloqueia a movimentação até que os dados sejam informados.
Por que campos obrigatórios são a sua melhor garantia de qualidade: quando um campo é marcado como obrigatório em uma fase, o processo não avança até que a informação esteja preenchida. Isso elimina a necessidade de checagens manuais e mantém a integridade dos dados ao longo do fluxo.
Também é possível restringir para quais fases um card pode ser movido. Essa configuração é útil em processos com etapas que não podem ser revertidas, como aprovações financeiras ou publicações. A regra é definida fase a fase e evita erros operacionais sem depender de disciplina manual da equipe.
Duplicar cards: quando copiar é mais inteligente do que criar do zero
Alguns processos têm solicitações recorrentes com estrutura idêntica: o mesmo tipo de pedido de compra, a mesma onboarding de perfil semelhante, o mesmo caso de suporte com as mesmas informações de entrada. Duplicar um card economiza o tempo de preencher o formulário inicial novamente.
O card duplicado começa na fase inicial do pipe com os campos copiados do original. A partir daí, segue o fluxo normalmente. O card de origem permanece inalterado.
Quando duplicar faz sentido: use essa operação para solicitações recorrentes com variações mínimas. Se os dados mudam significativamente entre os casos, o formulário inicial é o caminho certo para garantir preenchimento correto desde o início.
Arquivar ou excluir: a decisão que protege o histórico do processo
Essa é a operação que mais gera dúvidas, e com razão. A diferença entre arquivar e excluir define o que fica disponível para consulta futura e o que desaparece do sistema.
Arquivar um card significa encerrá-lo sem deletar. O card sai do pipe ativo, deixa de aparecer no Kanban e nos filtros padrão, mas pode ser encontrado via busca com o filtro de arquivados. Todo o histórico, comentários e campos preenchidos permanecem intactos.
Excluir um card é uma ação irreversível. Todos os dados dentro do card são apagados permanentemente, sem possibilidade de recuperação.
Quando usar cada operação:
- Arquivar: caso encerrado, cancelado ou suspenso. O histórico pode ser consultado no futuro, em auditorias, consultas ou como referência para casos similares.
- Excluir: card criado por erro, duplicata acidental ou registro de teste que não deve persistir no sistema.
⚠️ Regra prática: na dúvida, archive. A exclusão em massa de cards remove informações que podem ser necessárias para relatórios históricos e auditorias internas. Excluir é definitivo.
Como essas operações funcionam juntas: exemplo de onboarding
Um time de RH usa um pipe para gerenciar o onboarding de novos colaboradores. Veja como as operações de card aparecem no fluxo real:
- Criar: o formulário inicial é preenchido no momento da contratação, com nome, cargo, data de início e equipe.
- Mover: o card avança de "Documentação pendente" para "Acesso liberado" assim que os campos obrigatórios de RH e TI são preenchidos.
- Editar: a data de início muda porque a entrada do colaborador foi postergada. O campo é atualizado diretamente no card, sem necessidade de criar um novo.
- Duplicar: uma segunda contratação para o mesmo cargo começa com os mesmos dados de configuração de acesso. O card é duplicado e apenas nome e data são alterados.
- Arquivar: o onboarding é concluído. O card é arquivado com todo o histórico de aprovações, comentários e documentos para consulta futura.
- Excluir: um card foi criado com nome errado por duplicação acidental. Como ainda não tem dados reais, é excluído sem impacto.
Checklist de conclusão
☐ Criar um card pelo formulário e reconhecer quando isso deve ser automático
☐ Editar campos sem comprometer o histórico do card
☐ Mover um card e entender por que ele pode estar bloqueado
☐ Decidir entre arquivar e excluir com base no valor do dado
