Creio que muitas empresas passam por esse problema, pois acompanhando o forum verifiquei varias formas de tentar resolver, fazendo adaptações.

Um simples recurso de quando estiver trabalhando dentro de um card, conseguir agendar atividades como um follow-up. Exemplo: Ligar para o cliente dia xxxx, ou cobrar o retorno sobre o assunto yyy. No dia da atividade enviar notificação aos responsáveis do card.

Lembrando que poderá existir vários fups ao decorrer do tempo no card.