Automação via api

Olá Caroline! Tudo bem?

Essa é uma excelente dúvida e a resposta curta é: sim, é totalmente possível! Como você usa uma plataforma própria, o segredo está na comunicação entre o seu sistema e a API do Pipefy.

Existem basicamente dois caminhos para você seguir:

1. Via Integração Direta (API)
Se você tiver acesso a um desenvolvedor, ele pode configurar uma chamada de API diretamente do seu sistema para o Pipefy. Toda vez que o status do cliente mudar para "Desativado" na sua plataforma, o seu back-end envia um comando (mutation) para o Pipefy mover o card correspondente para a fase de "Arquivado".

2. Via Plataformas de Integração (iPaaS)
Se você prefere uma solução com menos código, pode utilizar ferramentas de iPaaS (Integration Platform as a Service). Elas funcionam como uma "ponte" entre sistemas. Verifique este artigo para conhecer mais sobre o iPaaS da Pipefy: https://help.pipefy.com/pt-BR/articles/12587595-introducao-ao-ipaas-da-pipefy

O fluxo seria:

Gatilho: Uma atualização no banco de dados da sua plataforma ou o envio de um dado via Webhook.

Ação: A plataforma de integração localiza o card no Pipefy e o move para a fase desejada.

O ponto de atenção: O ID do Card
Para que qualquer uma dessas opções funcione, sua plataforma precisa saber qual card ela deve mover.

A boa prática aqui é: no momento em que o card do cliente é criado no Pipefy, você deve capturar o ID do Card e salvá-lo no cadastro desse cliente dentro do seu sistema. Assim, quando você alterar o status na sua plataforma, o sistema já saberá exatamente qual "alvo" atingir no Pipefy.

Se você não tiver como enviar Webhooks da sua plataforma hoje, as ferramentas de iPaaS geralmente conseguem "monitorar" o seu banco de dados em busca dessa alteração de status para disparar o movimento automaticamente.

Espero que ajude a clarear os caminhos!