SOBRE PAUTAS E ATAS

Nos dias de hoje precisamos nos atentar para a praticidade sem perder a qualidade! É comum no início de uma reunião começarmos com um "Então, por onde começamos?" quando na verdade seria ideal começar com um "O primeiro assunto da nossa reunião é...". Para esse segundo exemplo se tornar real nas nossas reuniões é possível utilizar a famosa "Pauta" que possibilita organizar os assuntos que serão discutidos em tópicos e prepara previamente os participantes quando enviada com antecedência. Uma boa pauta traz uma direção e um objetivo para a reunião e deixa claro o que precisa ser resolvido, o que precisa de uma solução. Mas a pauta por si só não pode garantir que tudo que foi tratado na reunião será de fato executado e muito menos se atenderá as especificações que a possível ação necessita, além disso é comum que ao acabar a reunião os participantes tenham uma percepção diferente da urgência de cada ação necessária, assim como também acabar esquecendo algum detalhe importante levantado que mudará totalmente a forma como a ação será executada. Também existe uma solução para esse tipo de situação que é conhecida como "Ata".

A Ata é um documento que garante um entendimento em comum de todos que participaram da discussão, nela ficam registradas de forma resumida os pontos discutidos e as decisões que foram tomadas e principalmente as ações necessárias para atingir os objetivos definidos. Essas ações podem ser estruturadas no formato de 5W2H ou apenas como uma lista com a descrição da ação, responsável e prazo.

Aqui na Opportunity Maker adotamos, antes mesmo da quarentena, uma forma de criar e acompanhar nossas pautas e atas durantes nossos processos pelo Pipefy e isso trouxe mais organização e planejamento para quem assume o papel de coordenador de uma reunião. Esse processo nos deu a vantagem de saber todos os pontos que foram discutidos e o que foi definido mesmo não participando da reunião, fora isso nos permite ter clareza das atividades que devem ser executadas.

COMO FOI FEITO?

Primeiro avaliamos os nossos processos existentes que estão desenhados no próprio Pipefy e levantamos os momentos nos quais precisamos obrigatoriamente de uma reunião estratégica. Em seguida, criamos um pipeline onde ficam os cards de Pautas e Atas criadas e onde ocorreria o desenvolvimento desse processo. Com o pipeline de "Pautas e Atas" criado, fizemos, em outros pipelines, as conexões nos momentos em que levantamos a necessidade das reuniões de estratégia, sendo assim quando um de nós está passando por um processo e se depara com o momento de marcar uma reunião ele pode criar um card através dessa conexão para iniciar a pauta mesmo sem estar no pipeline de "Pautas e Atas" e assim, garantir que não irá esquecer essa etapa importante. Também costumamos deixar no “Texto de Ajuda” as pautas padrões para cada tipo de reunião.

Ao desenvolver o pipeline de pautas e atas pensamos em deixar da forma mais prática possível para facilitar a utilização.

COMO FUNCIONA?

Existem duas formas para iniciar a utilização desse pipeline, por meio de uma conexão em um momento específico dos processos estruturados no próprio Pipefy ou, quando surge uma necessidade inesperada, diretamente no pipe de "Pautas e Atas".

O “Startform” solicita apenas o "Objetivo da reunião", "Responsável pela pauta e ata" e disponibiliza um campo de texto longo para caso o responsável queira registrar alguma informação.

O pipe é dividido em duas fases, "Reuniões Planejadas" e "Reuniões Marcadas".

• "Reuniões Planejadas" é a fase onde são registradas as informações da reunião (tipo de reunião, data e horário, local, participantes, pauta e e-mail dos convidados externos para quando as pessoas que devem participar não tem usuário no Pipefy ou se trata de pessoas que não fazem parte da organização, como um cliente.) Essas informações são enviadas automaticamente por e-mail para os participantes quando o “card” é movido para a fase "Reuniões Marcadas". É muito importante que a pauta seja enviada com antecedência para que os participantes tenham tempo de ler e se prepararem.
• "Reuniões Marcadas", nessa fase é registrado a ata da reunião, as próximas atividades (plano de ação), quem participou e o tempo de reunião realizado. Também existe uma conexão que possibilita criar atividades no pipe de "Gestão das Tarefas da Equipe" mas, é opcional. Registrando todas essas informações o responsável pela ata tem duas opções, extrair um PDF do próprio “card” ou enviar automaticamente através de um "Template de E-mail" do Pipefy. Também é possível configurar para ser enviado um e-mail quando o “card” for movido para a fase "Concluído".

Importante: No e-mail que envia a ata da reunião é interessante solicitar aos participantes que respondam com uma confirmação de que concordam com as informações apresentadas no documento, dessa forma fica registrado o alinhamento de todos.

Com a utilização frequente desse processo é possível identificar o tempo médio gasto com as reuniões, quantidade de reuniões canceladas, quais os tipos mais frequentes de reunião e também avaliar o resultado da execução dos planos de ação definidos em reunião, este através da conexão que cria as atividades no pipe de "Gestão das Tarefas da Equipe".