Oi Pedro, tudo bem?

O template de e-mail é uma ferramenta muito bacana do Pipefy.

Com ele é possível personalizar mensagens de acordo com as informações disponíveis nos campos do seu Pipe.

Por exemplo, em um processo de contratação você pode personalizar uma mensagem para os candidatos aprovados. Basta usar os campos de e-mail do candidato, ou um campo radial que indique que ele passou na seleção.
Ou ainda, enviar um e-mail com os documentos que ele precisa levar à empresa para seguir com o processo de admissão (carteira de Trabalho, certidão de casamento, etc), usaria um campo de check-list.

A ideia é pensar que todo conteúdo dinâmico (que pode variar de uma mensagem para outra) virá de um campo nos seus formulários. Assim você personaliza a mensagem, ganha tempo nos disparos dos e-mails e centraliza o processo todo em uma ferramenta só.

Abaixo deixo 2 link que podem te ajudar:

1 - Passo-a-passo de como criar ou editar um e-mail Template
https://help.pipefy.com/pt-BR/articles/614657-como-criar-um-template-de-email

2 - Modelo de pipe para Processo de Contratação, já com fases, exemplos e templates que pode usar pra iniciar o seu processo.

https://www.pipefy.com/pt-br/templates/processo-de-contratacao/

Espero ter ajudado.