Como criar um formulario público para receber dados de fora da plataforma

Processos como recrutamento, compras, onboarding de clientes e suporte têm um ponto em comum: alguém de fora do time precisa fornecer informações para que o trabalho comece. O problema clássico é que essa coleta acontece por e-mail, planilha ou mensagem, e chega fragmentada, fora de padrão e sem nenhuma rastreabilidade.

O formulário público do Pipefy resolve isso. Qualquer pessoa pode preencher o formulário e criar um card no processo sem ter conta na plataforma. O time recebe as informações estruturadas, no formato certo, prontas para serem processadas.

📖  O que você vai aprender aqui:

O que é e quando usar

O formulário público é o formulário inicial do pipe acessível sem login. Quando alguém o preenche, um card é criado automaticamente na primeira fase do processo, com todos os dados já organizados nos campos corretos.

Use formulário público quando o preenchedor é externo ao pipe: candidatos, fornecedores, clientes, colaboradores de outras áreas sem acesso ao pipe, ou qualquer pessoa que precisa submeter uma demanda sem precisar ser membro.

Onde está o link: o gap mais frequente

A dúvida mais recorrente sobre formulários públicos não é como configurar, é onde encontrar o link depois que o formulário foi ativado. Há dois caminhos para chegar lá:

• No cabeçalho do pipe, clique em Compartilhar. Na tela que abre, o link do formulário público fica no lado esquerdo, com o botão de ativar/desativar.
• Dentro do editor do formulário, clique em Compartilhar formulário. Leva para a mesma tela.

O formulário só gera link depois de ser ativado. Se o link não aparece, verifique se o botão de ativar está ligado na tela de compartilhamentos.

Canais de compartilhamento: qual usar em cada situação

O Pipefy oferece três formas de disponibilizar o formulário para preenchimento externo:

O embed e o Portal são os canais que mais eliminam fricção para o preenchedor: ele não precisa sair do contexto onde está. O link direto é o mais rápido de implementar e funciona bem para compartilhamento pontual.

Preparando o formulário para quem nunca usou o Pipefy

O preenchedor externo não tem contexto sobre o processo. Ele vê o formulário como vê qualquer formulário de site: espera que seja autoexplicativo, rápido e que funcione no celular.

• Título e descrição claros. Use o título para nomear o processo do ponto de vista de quem preenche, não de quem opera. "Solicitação de Acesso" é melhor que "Formulário de Onboarding TI" para o colaborador que não sabe o nome interno do processo.
• Texto de ajuda nos campos. Campos que parecem óbvios para o time interno são opacos para quem preenche de fora. "Tipo de contrato" sem explicação gera preenchimento errado. Adicione descrição em cada campo que pode gerar dúvida.
• Mensagem de confirmação. Configure o texto que aparece depois do envio. "Recebemos sua solicitação. O time de RH entrará em contato em até 2 dias úteis." elimina a dúvida sobre se o envio funcionou e define expectativa de prazo.
• Identidade visual. Logo da empresa e cor alinhada à marca aumentam a confiança do preenchedor externo. Um formulário sem identidade visual parece genérico e pode gerar desconfiança, especialmente quando pede dados pessoais.

Boas práticas para manter qualidade dos dados

Dados que chegam por formulário público têm uma característica: você não pode ligar para o preenchedor depois para corrigir o que ficou errado. A qualidade depende do design do formulário.

• Campos obrigatórios com critério. Marque como obrigatório apenas o que realmente bloqueia o processo sem aquela informação. Formulários com muitos campos obrigatórios têm taxa de abandono maior.
• Seleção em vez de texto livre. Campos de texto livre para informações categóricas (área, tipo de solicitação, cargo) geram inconsistência nos dados e quebram filtros e automações. Prefira seleção única ou múltipla quando as opções são conhecidas.
• Condicionais para reduzir campos visíveis. Formulário enxuto para cada perfil de preenchedor aumenta a taxa de conclusão. Se o formulário tem campos para CLT, PJ e Estagiário, use condicionais para que cada um veja apenas os seus.
• Status de solicitações ativo. O Pipefy permite que o preenchedor acompanhe o status do card criado pelo formulário. Ativar essa opção reduz e-mails de "como está meu pedido?" e dá autonomia ao solicitante.

Antes de compartilhar o link, confirme:

☐  O formulário público está ativado na tela de compartilhamentos

☐  O título descreve o processo do ponto de vista de quem preenche

☐  Campos críticos têm texto de ajuda

☐  A mensagem de confirmação pós-envio está configurada

☐  O formulário foi testado por alguém de fora do time antes de ser compartilhado