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🎯 Para quem instalou o template de onboarding e quer entender o que está por trás de cada decisão de estrutura
Você instalou o template de onboarding. O pipe já está configurado, os campos já estão no lugar e os cards de exemplo mostram como o processo funciona na prática. É um ponto de partida muito sólido.
Mas um template bem estruturado não é só uma coleção de campos e fases, cada decisão de estrutura tem uma razão. Entender essa razão é o que transforma o template em um processo que o seu time realmente opera, e o processo em algo que o Pipefy consegue automatizar, medir e melhorar.
Este artigo percorre o template fase a fase. Você vai entender por que cada fase existe, o que os campos capturam e o que essa estrutura torna possível, incluindo o que você pode personalizar para o seu contexto.
📖 O que você vai entender aqui:
O modelo por trás do template
O template de onboarding é construído sobre três camadas que você já conhece: o pipe (o processo de onboarding como um todo), as fases (cada etapa que o colaborador percorre até estar plenamente integrado) e os cards (cada colaborador sendo integrado).
Vale entender o que cada camada representa, porque essa compreensão vai te orientar quando você precisar personalizar.
O pipe não é um quadro Kanban. Kanban é uma ferramenta de visualização, útil para organizar qualquer coisa. O pipe vai além: ele representa um processo com começo, meio e fim, com responsabilidades definidas e critérios claros para avançar de uma etapa para a próxima.
É essa estrutura que permite ao Pipefy automatizar etapas, medir tempo de ciclo e mostrar onde o processo pode melhorar.
A fase não é uma coluna. Cada fase do template representa um estado real do processo, uma situação específica em que o colaborador se encontra e que pede ações específicas de pessoas específicas. "Primeiro dia" não é só um nome de coluna: é um estado em que o responsável pelo onboarding precisa executar um checklist antes de qualquer outra coisa acontecer.
Quanto mais precisa essa definição, mais o Pipefy consegue trabalhar por você.
O card não é uma tarefa. Cada card representa um colaborador percorrendo todas as etapas do onboarding. Quando o card é concluído, o histórico permanece, cada mudança de fase, cada campo preenchido, cada automação que disparou.
É esse histórico que vai permitir medir e melhorar o processo ao longo do tempo.
💡 Quanto mais claramente o pipe reflete "quem faz o que em cada fase e com base em que critério", mais o Pipefy consegue automatizar, medir e antecipar problemas por você.
O formulário inicial — o processo começa com as informações certas
Antes de qualquer fase, o processo começa com o formulário de entrada. No template, ele coleta: nome do colaborador, e-mail, tipo de contrato, regime de trabalho (presencial, remoto ou híbrido), escritório, localização, departamento e vaga.
Esses campos não estão ali por acaso. Cada informação coletada no formulário inicial está disponível em todas as fases seguintes — e pode ser usada como gatilho de automação. O regime de trabalho, por exemplo, pode determinar automaticamente se a fase de preparação de estação de trabalho é necessária ou não. O tipo de contrato pode disparar fluxos de documentação diferentes para CLT, PJ e estágio.
A regra prática: tudo que você precisa saber sobre o colaborador para conduzir o onboarding deve estar no formulário inicial. O que não está ali vai precisar ser buscado depois — por e-mail, comentário ou memória.
💡 Se o seu contexto tiver campos que o template não prevê — centro de custo, gestor responsável, data prevista de início —, este é o momento de adicioná-los. Campos adicionados no formulário inicial ficam disponíveis em todo o pipe.
Fase 1: Planejamento — preparar antes do primeiro dia
A fase de Planejamento existe para garantir que tudo esteja pronto antes do colaborador chegar. Os campos do template refletem exatamente isso:
Primeiro dia de trabalho (data): define o prazo que orienta todo o restante do processo. Com essa data, é possível criar automações que disparam lembretes com antecedência — para o TI configurar acessos, para o gestor preparar a agenda do primeiro dia, para o RH enviar o kit de boas-vindas.
Configuração digital do local de trabalho (checklist): e-mail corporativo criado, acesso ao Pipefy, acesso ao sistema de suporte, acesso ao Slack. Cada item é uma responsabilidade que precisa ser concluída antes do colaborador começar. Com um campo de checklist, o status de cada item fica visível para todo o time — sem depender de e-mail ou memória.
A estação de trabalho está preparada? (sim/não): um campo simples que serve como gatilho. Quando marcado como "Sim", pode mover o card automaticamente para a próxima fase — ou notificar o responsável de que a preparação foi concluída.
Cronograma do onboarding (anexo): o documento que define o que acontece em cada dia do primeiro mês. Centralizado no card, disponível para todos os envolvidos sem precisar buscar em e-mail ou pasta compartilhada.
💡 A fase de Planejamento é onde o onboarding ganha ou perde qualidade. Um colaborador que chega no primeiro dia sem acesso aos sistemas, sem estação de trabalho pronta e sem agenda definida começa com a percepção errada da empresa. O template foi estruturado para evitar exatamente isso.
Fase 2: Primeiro dia — execução com checklist
A fase de Primeiro dia tem dois campos centrais:
Responsável pelo onboarding: define quem conduz o processo nesse dia. Com esse campo preenchido, o Pipefy sabe para quem atribuir o card — e pode notificar essa pessoa automaticamente quando o card entrar nessa fase.
Checklist do primeiro dia: apresentação da empresa, apresentação do local de trabalho, agendamento de reuniões de apresentação das áreas e agendamento de sessões de treinamento. Cada item é uma ação específica com um responsável claro. Quando todos os itens estão marcados, o card está pronto para avançar.
A lógica dessa fase é simples e poderosa: transformar o primeiro dia — que nas empresas costuma ser caótico e inconsistente — em um processo padronizado e rastreável. Todo colaborador passa pelas mesmas etapas. Todo responsável sabe o que precisa fazer. Todo gestor consegue ver o status em tempo real.
Fase 3: Primeira semana — acompanhamento estruturado
A primeira semana é onde a integração se consolida — ou começa a desandar. O template captura três informações:
Checklist da primeira semana: reuniões de apresentação das áreas, apresentação dos indicadores e metas, participação no treinamento. São os marcos que indicam que o colaborador está sendo integrado de fato — não apenas presente fisicamente.
Data do treinamento: um campo de data que serve tanto para planejamento quanto para automação. Se o treinamento não aconteceu até uma data limite, o Pipefy pode escalar automaticamente para o responsável.
Comentários sobre a primeira semana: um campo de texto livre para registrar observações qualitativas. Diferente dos comentários do card — que ficam no histórico de atividades —, esse campo estruturado pode ser exportado, filtrado e usado em relatórios.
💡 A distinção entre comentários no campo e comentários no card importa: comentários no campo são dados estruturados que o Pipefy consegue usar em automações e relatórios. Comentários no card são contexto e comunicação — importantes, mas não utilizáveis por automações.
Fase 4: Primeiro mês — avaliação e desenvolvimento
A fase de Primeiro mês marca a transição do onboarding operacional para o acompanhamento de desenvolvimento. Os campos refletem essa mudança de foco:
Gestor do colaborador: define quem é responsável pelo acompanhamento nessa fase — que pode ser diferente do responsável pelo onboarding operacional das fases anteriores.
Desempenho no primeiro mês (escala 1–5): uma avaliação quantitativa que, agregada ao longo do tempo, permite comparar o desempenho de onboardings diferentes. Com dados suficientes, é possível identificar padrões — departamentos onde a integração funciona melhor, regimes de trabalho que exigem mais suporte, gestores que precisam de apoio no processo.
Feedback qualitativo: o complemento da avaliação numérica. Registrado no card, fica associado ao histórico daquele colaborador.
Plano de desenvolvimento (anexo): o documento que define os próximos passos. Centralizado no card, disponível para o gestor e para o RH sem precisar buscar em outro sistema.
Fases finais: Finalizado e Arquivado
O template tem duas fases finais — e a distinção entre elas é importante.
Finalizado é para onboardings concluídos com sucesso: o colaborador passou por todas as etapas, está operacional e integrado. É a fase que alimenta o dashboard de onboardings concluídos no prazo.
Arquivado é para onboardings não-concluídos: desistências, demissões durante o período de experiência, processos cancelados. Manter esses cards separados — e não deletá-los — preserva o histórico e permite medir a taxa de não-conclusão ao longo do tempo.
⚠️ Nunca delete cards de onboardings que não foram concluídos. O histórico desses cards é dado e dado sobre onde o processo falhou é exatamente o que você precisa para melhorá-lo.
Como personalizar o template sem perder a estrutura
O template é um ponto de partida, não uma camisa de força. Algumas personalizações são esperadas e saudáveis:
- Adicionar campos ao formulário inicial para capturar informações específicas do seu contexto — centro de custo, cargo, gestor direto — sem alterar a lógica das fases.
- Adicionar itens aos checklists de cada fase para refletir as etapas específicas do seu processo — sistemas internos, acessos específicos, treinamentos obrigatórios.
- Ajustar os responsáveis por fase para refletir quem, na sua empresa, executa cada etapa — RH, TI, gestor de área, facilities.
O que vale preservar é a lógica de progressão: cada fase representando um estado real e inequívoco do processo, com critério claro de entrada e saída. Essa lógica é o que vai permitir criar automações úteis, medir tempos por fase e identificar onde o processo atrasa.
FAQ
Preciso usar todas as fases do template?
Não necessariamente. Se o seu processo de onboarding não tem um acompanhamento formal no primeiro mês, por exemplo, você pode adaptar ou simplificar essa fase. O critério para manter uma fase é sempre o mesmo: ela tem um responsável claro e um critério de saída definido? Se sim, ela agrega valor. Se não, pode ser simplificada ou incorporada a outra fase.
Posso usar o mesmo template para CLT, PJ e estágio?
Sim. O campo "Tipo de contrato" no formulário inicial pode disparar automações diferentes para cada tipo — documentação específica, fluxos distintos, checklists customizados. Se as diferenças forem muito profundas, pipes separados por tipo de contrato costumam ser mais fáceis de operar e medir individualmente.
O que fazer com os cards de exemplo que vieram com o template?
Explore-os antes de deletar. Eles mostram como o pipe funciona com dados reais e são úteis para entender a lógica de cada fase. Quando estiver confortável com a estrutura, delete-os e comece com cards do seu processo real.
Como conectar o pipe de onboarding com o pipe de recrutamento?
Quando uma vaga é preenchida no pipe de Recrutamento, uma automação pode criar automaticamente um card no pipe de Onboarding — passando nome, cargo, departamento e outros dados sem digitação manual. Esse é um padrão coberto na seção de automações entre pipes.
Próximo passo: → Como estruturar as fases do seu processo corretamente
