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🎯 Para quem já opera um pipe com volume e quer parar de resolver sintomas e começar a resolver causas
Saber quantos cards estão em cada fase responde onde o processo está. Saber quanto tempo os cards ficam em cada fase responde por que o processo está lento.
Essa segunda pergunta é a que mais importa para quem quer melhorar o processo, e é justamente a que costuma ficar sem resposta. Sem dados de tempo, o time age por intuição: "parece que está travando na aprovação", "acho que o financeiro está demorando". Com os dados de tempo por fase, o palpite vira evidência.
Ao final deste artigo, você vai saber como medir o tempo médio por fase no Pipefy, como distinguir lead time de tempo na fase, e como usar esses números para identificar onde o processo está perdendo velocidade.
📖 O que você vai aprender aqui:
Lead time e tempo na fase: duas métricas, duas perguntas diferentes
Antes de configurar qualquer gráfico, vale entender a diferença entre as duas métricas de tempo disponíveis no Pipefy, porque elas respondem perguntas distintas.
Lead time
Lead time é o tempo total que um card permanece no pipe, do momento em que foi criado até ser concluído ou arquivado. É a métrica que responde à pergunta do cliente ou do gestor: quanto tempo leva para um caso ser resolvido do início ao fim?
Um processo de compras com lead time médio de 12 dias significa que, em média, um pedido leva 12 dias para passar por todas as etapas, da solicitação à emissão da ordem de compra.
Tempo na fase
Tempo na fase é o tempo que um card permanece em uma etapa específica antes de ser movido para a próxima. É a métrica que responde à pergunta operacional: qual fase está consumindo mais tempo do processo?
No mesmo processo de compras, o tempo na fase pode revelar que a fase de Aprovação do Gestor tem média de 144 horas, enquanto as outras fases ficam entre 12 e 36 horas. O lead time total não mostraria isso. O tempo na fase mostra.
Qual métrica usar: use lead time para comunicar desempenho do processo para stakeholders e definir acordos de nível de serviço. Use tempo na fase para diagnosticar onde o processo está lento e decidir onde agir. As duas métricas são complementares.
Como configurar o gráfico de tempo médio por fase
Acesse o pipe, clique em Painéis no cabeçalho e abra o painel onde você quer adicionar o gráfico. Se ainda não tem um painel criado, o artigo anterior desta trilha cobre a criação do painel do zero.
Clique em Adicionar gráfico e configure com os seguintes parâmetros:
- Métrica: Tempo na fase (Horas) - média
- Dimensão: fase atual
- Período: últimos 30 dias é o ponto de partida recomendado. Ele oferece amostra suficiente sem distorção de casos históricos muito antigos ou de períodos atípicos
- Formato: barras horizontais. Facilita a comparação quando os nomes das fases são longos e deixa o gráfico legível mesmo com muitas fases
Salve o gráfico com um nome descritivo, como "Tempo por fase - últimos 30 dias", para diferenciar de variações com outros períodos que você possa criar futuramente.
💡 Crie dois gráficos em períodos diferentes: um para os últimos 30 dias e outro para os últimos 90 dias. A comparação entre os dois revela se o desempenho está melhorando, piorando ou estável. Uma fase que aparece como gargalo nos 30 dias mas não nos 90 pode ter sido afetada por um evento pontual, não por um problema estrutural.
Como ler os números: o que é gargalo e o que é variação normal
O gráfico de tempo por fase vai mostrar barras de tamanhos diferentes para cada etapa. A tentação é apontar a fase com a barra maior como o problema. Mas nem sempre a fase mais longa é um gargalo.
Fases naturalmente longas versus gargalos reais
Alguns processos têm fases que são intrinsecamente mais demoradas do que outras por natureza, não por ineficiência. Uma fase de análise jurídica de contrato vai ser mais longa do que uma fase de triagem de documentos. Isso não é gargalo: é a natureza do trabalho.
Um gargalo real tem três características que o diferenciam de uma fase naturalmente longa:
- O tempo cresceu em relação ao histórico. A fase costumava levar 48 horas e agora leva 168. Algo mudou.
- O volume de cards parados aumentou junto. O tempo por fase subiu e o número de cards acumulados na fase também subiu. Os dois dados juntos confirmam o gargalo.
- Não existe justificativa de negócio para o tempo. A demora não está gerando valor: é espera, não trabalho.
⚠️ Cuidado com médias distorcidas: um único card que ficou parado por 720 horas por razão excepcional pode inflar a média da fase inteira. Antes de agir sobre um número alto, verifique se existe um outlier que está puxando a média para cima.
A regra dos 3x
Uma heurística prática para identificar gargalos sem precisar de benchmarks externos: se uma fase tem tempo médio três vezes maior do que a média das outras fases do mesmo processo, ela merece investigação. Não é uma lei, mas é um sinal forte o suficiente para justificar uma análise mais profunda.
Como complementar o painel com dados dos Relatórios
O painel mostra a média de tempo por fase para o conjunto de cards. Para investigar casos individuais, os Relatórios do pipe são o complemento natural: a coluna "Tempo total na fase X" mostra quanto tempo cada card específico passou em uma etapa.
Quando o gráfico aponta uma fase com tempo médio alto, abra um relatório filtrado por aquela fase e adicione a coluna de tempo correspondente. Os cards que mais se afastam da média são os primeiros a investigar.
Combinação eficiente: identifique a fase problemática no painel, abra o relatório com a coluna "Tempo total na fase X" ordenada do maior para o menor e leia os comentários dos três primeiros cards. O padrão dos comentários revela a causa do atraso mais rápido do que qualquer métrica agregada.
O que fazer quando o gráfico aponta um gargalo
Identificar o gargalo é metade do trabalho. A outra metade é entender a causa antes de agir. Um tempo alto em uma fase pode ter origens muito diferentes, e cada causa pede uma resposta diferente.
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Causa: falta de capacidade
O volume de cards que entra na fase supera o que o responsável consegue processar. O tempo sobe porque há fila, não porque o trabalho em si é demorado. A resposta é redistribuir responsáveis ou revisar quem tem alçada para processar aquela etapa.
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Causa: critério de saída mal definido
Os cards ficam na fase porque o time não tem clareza sobre o que precisa estar pronto para avançar. Campos obrigatórios ausentes, aprovações sem alçada definida ou instruções ambíguas criam espera desnecessária. A resposta é revisar os critérios de movimentação e os campos obrigatórios da fase.
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Causa: dependência externa
O card está esperando uma informação ou aprovação de alguém fora do pipe: um fornecedor, outro departamento, um sistema externo. O tempo na fase está alto, mas o problema não está no processo interno. A resposta pode ser criar uma fase específica para "aguardando externo" para separar espera passiva de trabalho ativo.
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Causa: trabalho invisível
O card leva muito tempo na fase porque existe trabalho real acontecendo que não está estruturado no pipe: análises, reuniões, revisões que não têm campos ou sub-etapas formalizadas. A resposta é revisar se a fase deveria ser dividida em etapas menores ou se faltam campos para registrar o progresso.
Diagnóstico antes de ação: antes de redesenhar o processo, verifique os comentários e o histórico de atividade dos cards que ficaram mais tempo na fase. O padrão dos comentários quase sempre revela a causa real melhor do que qualquer métrica agregada.
Como isso funciona na prática: processo de recrutamento
Um time de RH usa o Pipefy para gerenciar o processo seletivo. O pipe tem cinco fases: Triagem de Currículos, Entrevista RH, Entrevista Técnica, Proposta e Contratação.
Após um mês de operação, o gráfico de tempo médio por fase mostra:
- Triagem de Currículos: 19 horas
- Entrevista RH: 50 horas
- Entrevista Técnica: 226 horas
- Proposta: 31 horas
- Contratação: 14 horas
Entrevista Técnica com 226 horas chama atenção imediata. Aplicando a regra dos 3x: a média das outras fases fica em torno de 28 horas. Uma fase com mais de 84 horas já seria sinal de alerta. 226 horas é inequívoco.
O gestor abre o relatório filtrado por Entrevista Técnica, adiciona a coluna "Tempo total na fase Entrevista Técnica" e ordena do maior para o menor. Os três primeiros cards têm mais de 300 horas cada. Ele abre os comentários desses cards e o padrão é claro: todos estão esperando disponibilidade de agenda dos líderes técnicos.
A solução não é redesenhar o pipe: é criar um calendário compartilhado de disponibilidade dos líderes técnicos e configurar uma automação que notifica o responsável quando um card fica mais de 72 horas sem movimentação nessa fase. O gráfico apontou o gargalo. O relatório revelou a causa. A ação ficou cirúrgica.
Antes de avançar, confirme que você sabe:
☐ Distinguir lead time de tempo na fase e quando usar cada métrica
☐ Configurar o gráfico com a métrica "Tempo na fase (Horas) - média" nos Painéis
☐ Identificar a diferença entre fase naturalmente longa e gargalo real
☐ Usar os dados de tempo dos Relatórios para investigar cards individuais após o painel identificar a fase problemática
