Nos dias 10 e 11 de outubro aconteceu o Hackathon Pipefy 2024. Durante dois dias, fomos desafiados a resolver problemas que afetam nossa rotina e nossos processos, assim como afetam nossos clientes. Com a ajuda da plataforma Pipefy, utilizando IA e automação, desenvolvemos uma solução focada em otimizar a gestão de requisições de Revenue para nossas equipes internas e melhorar o atendimento aos nossos clientes.

Neste artigo, queremos compartilhar os detalhes do nosso case, os desafios que enfrentamos, as soluções que propusemos e as principais features que utilizamos. Vamos nessa?

O Problema

A área de revenue sofre com a falta de um sistema centralizado de solicitações. Atualmente, as demandas chegam por diferentes canais, como Slack e e-mail, e precisam ser inseridas manualmente no Pipe. Isso pode tornar a priorização de atividades e a comunicação de prazos bastante complicada. Como sabemos, essa área é crucial e altamente sensível a erros. Por isso, nosso objetivo foi desenvolver uma solução que centraliza os pedidos, automatiza a validação de dados e utiliza IA para priorizar e gerenciar prazos de maneira eficiente. 

Vamos explorar como conseguimos isso!

Dores e Desafios

Após conversarmos com o time de Revenue,  conseguimos identificar as principais dificuldades que impactam o setor:

• Falta de Centralização: Solicitações recebidas por múltiplos canais geram confusão e sobrecarga de trabalho manual.
• Entrada Manual de Dados: A inserção manual de informações no Pipe é suscetível a erros humanos e consome muito tempo.
• Priorização Inconsistente: Sem um sistema estruturado, a priorização de tarefas pode ser subjetiva, impactando os tempos de resposta.
• Baixa Visibilidade para Clientes: A ausência de atualizações em tempo real para os clientes cria incertezas quanto às solicitações.
• Falta de Comunicação entre Equipes: A execução dos pedidos sofre com falhas de comunicação, causando atrasos, mal-entendidos e a percepção de falta de profissionalismo.

Soluções Propostas

 Para endereçar as dores identificadas, a solução apresentada abrange:

• Centralização de Solicitações: Utilizando IA, implementamos automações para criar um sistema centralizado no Pipefy para coletar todas as requisições de diversos canais (Slack, e-mail).

• Validação de Dados: Melhoramos o processo de entrada de dados com validações automáticas para evitar erros e garantir a completude das informações.
• Priorização Inteligente via IA: Utilizamos IA para classificar e priorizar as solicitações com base na urgência e no impacto.
• Gerenciamento de Prazos: Criamos um sistema transparente de atribuição e acompanhamento de prazos, garantindo comunicação clara com os clientes internos e externos.
• Acompanhamento de Demandas pelo Solicitante: Para garantir transparência e eficiência no processo, implementamos um portal centralizado que reúne os links e informações relevantes. Com isso, os usuários podem acessar diretamente uma interface para acompanhar suas solicitações abertas e concluídas de forma fácil e acessível.
• Acompanhamento de Tarefas pelo Time: Além disso, desenvolvemos uma interface específica para os usuários responsáveis pela execução das demandas. Nela, eles podem visualizar e gerenciar as solicitações sob sua responsabilidade, utilizando os record layouts para trabalhar diretamente nas tarefas em andamento.
• Integrações Focadas em Escalabilidade: Propostas de integração com ferramentas como Recurly para automação de demandas de Revenue, Activepieces e Workato para integração com Slack e PipeSign para assinatura de contratos.

A solução foi totalmente desenvolvida dentro do Pipefy, aproveitando recursos nativos como formulários condicionais, automações para envio de e-mails e notificações de SLA  e dashboards para acompanhamento de métricas. Também utilizamos o novo Portal e as interfaces para centralizar o acesso dos clientes e Pipefy AI para validação e priorização das solicitações. A combinação dessas funcionalidades permitiu criar um fluxo de trabalho eficiente, transparente e facilmente escalável.

Acreditamos que essa abordagem pode se encaixar em vários cenários e tem potencial para continuar evoluindo à medida que novas integrações e funcionalidades surgem com a evolução do nosso produto. Estamos sempre abertos a sugestões e parcerias para melhorar ainda mais o processo e agregar mais valor aos usuários da plataforma. Sua participação é fundamental para aprimorarmos juntos!

 Convidamos você, membro da nossa comunidade Pipefy, a explorar e compartilhar suas opiniões sobre nossa solução! 🚀