Pipefy é a ferramenta para aprimorar o gerenciamento de processos dentro da sua empresa ou departamento. Se você estiver lendo este documento, provavelmente será o "responsável pela mudança" em seu ambiente. Este guia foi feito especialmente para te empoderar a fazer o melhor uso do Pipefy para suas necessidades.

Após termos implementado o Pipefy em mais de 900 empresas, reunimos 5 etapas iniciais fundamentais para ter um uso bem-sucedido da ferramenta para atingir seus objetivos.

1. ️ Planejamento

2. Mão na massa

3. Validação do seu processo

4. Treinamento de time

5. Lançamento

1. ️ Planejamento

É comprovado que o planejamento é uma etapa crucial em um projeto de Implementação. Ele pode ser mais curto ou longo, simples ou complexo, dependendo da maturidade do seu processo - há quanto tempo ele está sendo executado; se você já possui dados e métricas para fazer análises, se as fases estão bem definidas e outros fatores. Você pode verificar a Avaliação de Processo Organizacional do Pipefy para obter mais informações.

Comece a planejar fazendo a si mesmo estas perguntas:

• Qual é o meu processo?

Quais são os dados para iniciar o processo?

Qual a entrega final esperada?

Qual é a informação essencial para o meu processo?

Quais são os gargalos atuais?

• Qual é o meu objetivo principal?

Reduzir o tempo de entrega;

Centralizar informações;

Medir e melhorar a eficiência do processo.

• Quais são meus KPIs (do Inglês "Key Performance Indicator" ou Indicadores de Desempenho) ideais?

Tempo total do processo;

Número de pedidos finalizados;

Solicitações gerenciadas de acordo com o SLA (do Inglês "Service Level Agreement" ou Acordo de Nível de Serviço).

• Quais são meus prazos?

Quando preciso ter o processo funcionando pelo Pipefy?

Quando tenho que agendar uma sessão de treinamento de equipe?

Quanto tempo tenho disponível para trabalhar na modelagem do meu processo?

• Quem mais está envolvido nesse processo?

Existe alguém que deve aprovar determinadas demandas?

Quem mais estará usando o Pipefy regularmente?

Existem outras pessoas que não serão usuários do Pipefy, mas fornecem inputs ao processo ou recebem os outputs?

Preciso integrar o Pipefy com outro software?

Estas respostas ajudarão você a planejar a implementação do Pipefy com mais visibilidade e na direção certa.

2. Mão na massa

Agora está claro para onde ir e o que você deseja alcançar. É hora de se aprofundar nas possibilidades que você tem com o Pipefy.

Existem algumas dicas baseadas no que já trabalhamos com os clientes:

1. Mãos na massa! Brincar e conhecer o software é a maneira mais eficiente de aprender;

2. Participe do nosso programa de Certificação em Gerenciamento de Processos online e se torne um especialista em Pipefy;

3. Verifique nossa Template Store e encontre modelos de processos totalmente personalizáveis e de diversos departamentos, como Marketing, Financeiro, Serviço ao Cliente e Rucorsos Humanos, por exemplo;

4. Enquanto estiver trabalhando com a ferramenta, você sempre pode verificar a Barra Lateral clicando no ícone "ajuda" no canto inferior esquerdo da tela. Você encontrará conteúdo contextualizado para a página específica e o recurso em em que está trabalhando;

5. Você também pode visitar nossa Central de Ajuda para verificar as perguntas, vídeos e artigos mais frequentes;

6. Assista aos nossos Webinars ao vivo e sob demanda, produzidos por nossos especialistas em gerenciamento de processos;

7. E por último, mas não menos importante, torne-se parte de nossa Comunidade para compartilhar, aprender e se inspirar.

3. Valide seu processo

Validar seu processo significa testá-lo antes de iniciar a execução para garantir que tudo está no lugar. Pense em seu objetivo inicial e comece a criar solicitações de teste, passando por cada fase e etapa do processo.

1. Preencha o formulário de início e crie uma nova solicitação. A informação está clara? Existem campos que precisam ter uma descrição ou texto de ajuda?

2. Valide se você pode mover os cards para as fases corretas (movendo-os para frente ou para trás, de acordo com as possibilidades do seu fluxo). Mova o cartão das próximas fases, preenchendo todas as informações necessárias, como faria ao gerenciar uma solicitação, garantindo que os campos e informações necessários estejam definidos.

3. Se você utilizou recursos avançados, como Automações, Conexões e Email Template, realize testes também.

4. Se outros membros da sua equipe usarem o Pipefy, peça para que sigam o mesmo processo e, assim, fornecer feedbacks e fazer ajustes, se necessário. O Pipefy também permite que as ações dos membros sejam diferenciadas de acordo com suas permissões - leia este artigo para saber mais.

5. Você também pode configurar os Relatórios para garantir que possui todas as informações necessárias para acompanhar métricas e medir seu sucesso!

Pro tip: crie essas solicitações "teste" com base em informações reais já recebidas e gerenciadas. Dessa forma, o processo de validação se aproxima da realidade e é mais fácil de identificar possíveis falhas.

4. Treine sua equipe

Não importa se sua equipe tem dez ou cem pessoas, é essencial que todos se sintam à vontade usando a nova solução e também entendam os principais benefícios do Pipefy. As pessoas geralmente são resistentes a mudanças quando estão acostumadas a trabalhar de uma certa maneira, por exemplo, com outro software, planilha ou folha de papel. Como seu time é fundamental para o acontecimento do processo, é necessário que entendam como usá-lo e como sua rotina de trabalho será beneficiada!

Confira aqui as melhores práticas de como envolver sua equipe com o Pipefy. Você encontrará as etapas para o treinamento bem-sucedido da equipe e também um material editável que você pode usar para apresentar como gerenciar seu processo no Pipefy. Para melhorar ainda mais o gerenciamento do seu fluxo de trabalho, conheça nossas dicas e compartilhe-as com sua equipe!

5. Lançamento!

Chegou a hora!

Depois de treinar sua equipe, chegou o momento do começo do trabalho com o Pipefy. Esta é uma parte muito importante, por isso requer atenção e acompanhamento do procedimento da equipe. A partir de agora, você poderá acompanhar o progresso do processo e as métricas da sua equipe usando os Relatórios (veja aqui como definir seus Relatórios).

Você terá total visibilidade das fases e atividades, bem como dos SLAs (do inglês “Service Level Agreements” ou Acordo de Nível de Serviço) e datas de vencimento selecionados para suas solicitações, para não perder nenhum prazo.

Tenha em mente que ainda não acabou! Medir e melhorar seu processo sempre será necessário para mantê-lo otimizado e atender às necessidades de seus clientes e da empresa. Confira aqui as melhores práticas para mensurar seu processo e encontrar gargalos para implementar melhorias agilmente. Você verá seu processo otimizado como nunca antes!

Seguindo essas etapas, mais de 900 empresas implementaram o Pipefy com sucesso e sua empresa pode ser a próxima!