Oi, comunidade!

Publiquei recentemente um artigo sobre como criar alertas e definir prazos em processos de recrutamento!

Você pode conferi-lo na nossa Central de Ajuda ou aqui mesmo, logo abaixo:

Processos de recrutamento sempre envolvem muitas pessoas, dentro e fora do próprio time de RH. São aprovações, análises e contatos que precisam ser feitos constantemente, e que se tornam um gargalo se as pessoas envolvidas não são notificadas ou demoram a responder.

Cabe ao time de RH garantir que prazos sejam cumpridos e entrevistas sejam feitas dentro do tempo estipulado, tanto para acelerar o processo de contratação como para criar uma experiência positiva para os envolvidos.

Nós já mencionamos como você pode automatizar a triagem de currículos e como pode automatizar a comunicação com candidatos por email, tudo dentro do Pipefy. Aqui, vamos falar sobre como criar prazos e alertas para garantir que o seu fluxo de recrutamento seja ágil.

Tipos de alertas

Antes de configurar os alertas de um pipe de recrutamento, é preciso entender que existem três tipos de alertas, sendo que todos podem ser gatilhos para automações. São eles:

• Vencido: quando a data de vencimento do card é ultrapassada;

• Atrasado: quando um card ultrapassa o limite de tempo da fase;

• Expirado: quando um card ultrapassa o limite de tempo do fluxo de recrutamento.

Cada card representa um candidato em um pipe de recrutamento, sendo que os alertas são utilizados em contextos diferentes. Confira alguns exemplos de alertas:

• Agendamento de entrevista

• Prazo de recebimento de teste

• Envio da proposta ao candidato

• Envio de feedback ao candidato

• Prazo máximo do processo seletivo

As informações de cards vencidos podem ser extraídas em relatórios e painéis, assim você consegue identificar gargalos do processo com facilidade e trabalhar em melhorias. Vamos ver como configurar alertas!

Como criar alertas

Vamos criar juntos dois tipos de alertas: de card atrasado (tempo ultrapassado na fase de entrevista) e de card expirado (tempo ultrapassado no pipe de recrutamento como um todo).

Alerta de atraso: entrevista atrasada

Não queremos que candidatos esperem tempo demais pelas entrevistas e queremos notificar recrutadores de atrasos, porém você pode aplicar este mesmo tipo de alerta em outras fases também. O primeiro passo para configurar alertas é ser membro admin do pipe.

Para ir às configurações da fase, passe o mouse pelo título da fase e clique no botão de engrenagem. Depois, basta clicar no botão de Opções avançadas, localizado na canto superior direito, para abrir as demais configurações.

Entre as opções que aparecem aqui, temos uma área para escolher o período específico de atraso da fase. Por exemplo, você quer que as entrevistas sejam realizadas em até sete dias após a triagem de candidatos.

Basta selecionar o tempo e a unidade ao lado (minutos, horas, dias). Após a configuração, clique em Salvar e o alerta está pronto.

O alerta de atraso é referente apenas à fase, por isso ele desaparece quando o card é movido para outra fase; por exemplo, da fase Entrevista com o RH para Entrevista com o Gestor. De qualquer modo, a informação de atraso fica registrada no histórico, uma vez que ocorre.

Alerta de card expirado: recrutamento atrasado

Vamos supor que você quer configurar um tempo máximo para o fluxo de recrutamento, contando desde o recebimento de novas candidaturas até a contratação, e garantir que o processo não ultrapasse o prazo estipulado.

O primeiro passo é ser membro admin do pipe. Clique no botão de engrenagem localizado no canto superior direito e então clique em Configurações do pipe.

Entre as opções que encontramos, temos uma área para definir o alerta de expirado. Ele funciona do mesmo modo que o alerta de atraso da fase, com tempo e unidade, com a diferença de que aqui você pode escolher contar apenas os dias de semana.

Quando o card excede o prazo máximo, o alerta de expirado é exibido no card. Novamente, o alerta de expirado não pode ser removido uma vez que o prazo é ultrapassado. Todos os membros do pipe de recrutamento podem visualizar facilmente os cards atrasados ou expirados pelas cores amarelo (atrasado) e vermelho (expirado).

No topo da fase, você pode ver quantos cards estão atrasados ou expirados, basta olhar o ícone do relógio ao lado do título da fase.

Acesse as Configurações da empresa para ativar ou desativar a exibição dos marcadores de um tempo em um card. Com esta opção, você pode ver quanto tempo um card está em um pipe, em uma fase e quando foi atualizado pela última vez. Apenas administradores podem acessar e modificar esta configuração.

Gatilhos de automações com alertas

Como vimos, você pode criar diferentes tipos de alertas no pipe de recrutamento e identificar facilmente os candidatos que precisam de uma atenção maior e encontrar gargalos.

Além de criar os alertas, você também pode configurar automações baseadas em alertas, que criam notificações para pessoas específicas se um card está vencido, atrasado ou expirado.

Por exemplo, se a entrevista não aconteceu dentro do prazo estipulado, o recrutador ou gestor é notificado para averiguar o problema.

Vários tipos de automação podem ser criados com base em alertas, como envio de um template de email depois do alerta ou mover cards para uma fase de Espera ou Atenção após determinado período, assim você garante que nada sai dos eixos e o processo se mantém eficiente do início ao fim.

Aproveite também os cursos gratuitos da Pipefy Academy para aprender a desfrutar ao máximo todos os recursos da nossa plataforma.