Solved

Resposta de e-mails no mesmo card

  • 16 December 2021
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mauricio-saito
Userlevel 2

Olá, estou usando o pipe de e-mail compartilhado e gostaria de saber se é possível juntar todas as trocas de mensagens entre o cliente (fora do Pipefy e respondendo o e-mail) e o usuário do Pipefy fiquem no mesmo CARD. Atualmente uso uma ferramenta de gerenciamento de ticket que faz isso.

Exemplo: Hoje o cliente envia um e-mail que vira um CARD e se outra pessoa copiada responde esse e-mail são criados 2 cards, gostaria que todas as mensagens ficassem no mesmo card.

 

Obrigado pessoal!

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Best answer by Lucas Democh 17 December 2021, 20:49

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8 replies

Lucas Democh
Userlevel 7
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Olá @mauricio-saito!

 

È possível sim!

 

Para que o histórico de email fique no mesmo card, todos os emails precisam ser copiados para o email do card. 

 

O Pipefy faz isso automaticamente quando você configura o SMTP ou até mesmo quando você dispara um email através de um template. 

 

Para que o processo funcione corretamente, você precisa desenhar o seu processo de forma que o cliente utilize sempre a mesma “trend” para evitar que as demandas sejam duplicadas.

 

Minha sugestão é que quando o cliente abrir um ticket (Preenchimento do Formulário Inicial), ele receba um email/template para que o acompanhamento seja feito através das respostas (do seu time ou do cliente) a este email.

 

Visualização de Histórico de Email do Card:

 

 

 

Democh
gabriel-bernardes

Boa tarde pessoal!

Olá @Lucas Democh! tudo bem?

Poderia especificar mais sobre as ações que posso tomar para configurar o SMTP, visando o agrupamento de e-mails em um mesmo card por favor?

Além disso sobre o que você comentou, “Para que o processo funcione corretamente, você precisa desenhar o seu processo de forma que o cliente utilize sempre a mesma “trend” para evitar que as demandas sejam duplicadas.”

E acredito que tenho feito corretamente isso, porém toda resposta criou um card novo, eu adicionei o e-mail do pipefy ao grupo do google para recebimento de e-mails do time onde trabalho (por conta do dominio), para que possamos fazer a gestão das tarefas pelos cards. 

Em testes que realizei, enviei e-mails de teste para o e-mail do grupo ao qual comentei, sempre respondendo na mesma thread criada no primeiro envio, contudo foram criados quatro cards diferentes

Para exemplificar de outra forma:

mensagem do meu e-mail > e-mail do grupo > pipefy > card 1

resposta pelo meu e-mail dentro da thread > e-mail do grupo > pipefy > card 2

resposta pelo meu e-mail dentro da thread > e-mail do grupo > pipefy > card 3

resposta 2 pelo meu e-mail dentro da thread >  e-mail do pipefy > card 4

Os três primeiros mesmos destinatários, remetente, assunto etc. o quarto foi só para testar, porém gostaria que todos tivessem sidos atribuídos a apenas um card, mesmo com remetentes diferentes, o que acontecerá após os testes

Obrigado!!!!

Lucas Democh
Userlevel 7
Badge +15

@mauricio-saito 

 

Este artigo explica o passo-a-passo para configuração do SMTP: https://help.pipefy.com/pt-BR/articles/2704736-como-configurar-enderecos-de-email-personalizados-com-smtp

 

Se você utilizar o Outlook, talvez você precise também desta informação: https://support.microsoft.com/pt-br/account-billing/usando-senhas-de-aplicativos-em-aplicativos-que-n%C3%A3o-oferecem-suporte-%C3%A0-verifica%C3%A7%C3%A3o-em-duas-etapas-5896ed9b-4263-e681-128a-a6f2979a7944

 

Se entendi bem, você está utilizando a opção de abrir cards por email. Talvez esta função esteja duplicando os seus card.

Avalie a possibilidade de desabilitar a abertura de cards por email e permita a abertura apenas através do formulário inicial.

Democh
mauricio-saito
Userlevel 2

Boa tarde @Lucas Democh, tudo bem?  

Obrigado pelo retorno!

Eu configurei o SMTP e estou com o mesmo problema do @gabriel-bernardes. Eu tento ao máximo usar o formulário inicial, mas muitas vezes os clientes não se adaptam..

Pelo que testei está acontecendo o seguinte:

1 - Eu estou encaminhando todos os e-mails que chegam na minha caixa “contato” (Gmail) para o e-mail da Caixa compartilhada do Pipefy. Isso para garantir que toda a mensagem que chega no “contato” seja criado um Card.

2 - Eu respondo o email recebido direto pelo CARD e como remetente “contato” (foi esse e-mail que eu cadastrei no Pipefy)

3 - Quando o cliente responde na mesma thread a mensagem vai para o CARD, mas também para o “contato”, que acaba encaminhando a mensagem para o e-mail da Caixa compartilhada… por isso que eu acho que está duplicando as mensagens.

 

Como solução eu estou fazendo o seguinte.

1 - Passo 1 igual ao anterior

2 - Eu respondo o e-mail recebido direto pelo CARD, mas como remetente “mauricio”, dessa forma quando o cliente responde ele não vai para o “contato” e não duplica a mensagem.

 

Não sei se tem uma solução melhor, mas por enquanto foi a única que descobri.

Vlw!

 

Lucas Democh
Userlevel 7
Badge +15

@mauricio-saito Entendi.

A sua solução me parece a melhor para a situação.

O problema continua sendo que o cliente pode enviar um email fora da trend e um novo card pode ser criado.

Uma melhoria que pensei para mitigar este risco, é criar uma automação para consultar os cards em aberto para verificar se existe algum card com o email que acabou de criar um card.

Democh
mauricio-saito
Userlevel 2

@Lucas Democh  boa essa ideia da automação. é fácil fazer? consegue me ajudar?

Lucas Democh
Userlevel 7
Badge +15

Claro.

Para configurar este tipo de automação, precisamos utilizar uma ferramenta externa. 

Minha sugestão é o Integromat, mas você também pode configurar pelo Zapier ou outro integrador.

Pelo Integromat, o fluxo ficaria mais ou menos assim:

  1. O primeiro módulo iria capturar todos os novos cards.
  2. O segundo módulo levanta todos os cards do Pipe.
  3. Entre o segundo e terceiro módulo existe um filtro para filtrar os cards abertos e os cards com o mesmo campo chave que o card que iniciou o processo (Email do Remetente).
  4. O terceiro módulo atualiza o card duplicado com uma etiqueta de duplicado.

Depois deste terceiro módulo, podemos colocar outras etapas. Eu pensei em excluir o duplicado, mas perderíamos a informação do novo email.

 

O que acha desta ideia da etiqueta?
 

Se tiver dificuldade em relação ao Integromat, fico a disposição.

 

At.te.

 

Democh

Democh
mauricio-saito
Userlevel 2

Obrigado @Lucas Democh !

 

Confesso que não conheço o Integromat, mas estou estudando e já vou tentar implementar.

 

Obrigado pela ajuda!

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